Pentingnya Tacit Knowledge Bagi Manajemen Penjualan

INDUSTRY.co.id - Manajemen Penjualan adalah aktifitas yang sangat penting bagi setiap Perusahaan, karena aktifitas inilah yang pada akhirnya memberikan Cash In Flow bagi perusahaan.

Dari sekian banyak aktifitasnya, diantaranya adalah perencanaan, pengarahan, dan pengendalian penjualan tatap muka, termasuk merekrut, memilih, memperlengkapi, menugaskan, menetapkan rute, mengawasi, membayar dan memotivasi Tenaga Penjualan untuk mencapai tujuan penjualan.

Selain strategi dan taktik penjualan, peranan Tenaga Penjualan yang kompeten sangat penting karena Tenaga Penjualan inilah yang bertatap muka dengan pelanggan, menjelaskan tentang Features & Benefits produknya, mengatasi keberatan keberatan pelanggannya dan akhirnya meyakinkan pelanggan untuk membeli produknya baik melalui pengetahuan, ketrampilan, sikap dan tingkah lakunya serta hubungan baiknya.

Tugas seorang Tenaga penjualan tidak hanya menjual (selling) tetapi juga harus menguasai wilayahnya untuk mencari pelanggan baru (Territory Management), Mendapatkan pelanggan baru (Outlet Penetration), Menjual semua portfolio produk yang dimiliki (Brand Penetration), Memastikan display produk terpasang strategis dan bersih (Brand Merchandising), menjalankan dan memonitor aktifitas promosi, menangani produknya agar tetap berkualitas baik dan lain lain.

APA ITU TACIT KNOWLEDGE DAN APA PENTINGNYA ?

Menurut Uriarte, seorang Pakar Knowledge Management mengatakan Tacit Knowledge bersifat pribadi. Tersimpan di kepala orang. Hal ini diakumulasikan melalui studi dan pengalaman. Ini dikembangkan melalui proses interaksi dengan orang lain. Tacit Knowledge tumbuh melalui praktik trial and error dan pengalaman sukses dan kegagalan.

Sementara itu, dikenal juga Explict Knowledge yaitu terdiri dari segala sesuatu yang dapat dikodifikasi, didokumentasikan dan diarsipkan. Ini termasuk aset pengetahuan seperti laporan, memo, rencana bisnis, gambar, paten, merek dagang, daftar pelanggan, metodologi, dan sejenisnya. Explicit Knowledge mewakili akumulasi pengalaman organisasi yang disimpan dalam bentuk yang mudah diakses oleh pihak yang berkepentingan dan direplikasi jika diinginkan.

Di banyak organisasi, mereka disimpan dengan bantuan komputer dan TI.

Setiap Tenaga Penjualan dengan berbagai ragam tugas yang dilaksanakan tentunya mendapatkan banyak sekali pengalaman dan pengetahuan dalam bentuk Tacit Knowledge misalnya waktu waktu yang efektif dan efisien untuk bicara bisnis dengan pelanggannya, kesenangan dan kebiasaan pelangganya , sikap dan perilaku pelanggannya, cara yang efektif dan efisien agar pelangganya mau membeli dan segala sesuatu tentang pelanggannya.

Dimana semua ini tidak tertulis di dalam laporan nya sehingga tidak diketahui oleh Tenaga Penjualan lainnya dan Perusahaannya. Semuanya ini hanya ada di benak Tenaga Penjualan tersebut.

Oleh karena itu tidak jarang, seorang Manajer Penjualan (Sales Manager) suatu perusahaan pusing jika ada Tenaga Penjualan yang handal keluar karena pensiun atau pindah ke perusahaan lain , sementara Tenaga Penjualan yang menggantikannya tidak mempunyai prestasi yang lebih baik karena tidak menguasi tentang pelanggannya seperti Tenaga Penjualan sebelumnya.

Oleh karena itu Tantangan utama suatu Perusahaan adalah bagaimana merubah Tacit Knowledge menjadi Explicit Knowledge sehingga siapapun Tenaga Penjualan yang menggantikan Tenaga Penjualan yang lain bisa mempunyai prestasi penjualan yang lebih baik karena mengetahui semaksimum mungkin apa yang diketahui Tenaga Penjualan yang digantikannya.

Pakar Knowledge Management, Lkujiro Nonaka dan Hirakata Takeuvchi (1995), menganggap bahwa pengetahuan merupakan suatu hal yang dinamis dan dapat berubah bentuk antara Tacit dan Explicit.

Mereka kemudian mengusulkan suatu model dalam proses penciptaan pengetahuan, yang kemudian memungkinan organisasi untuk mengelola proses tersebut secara efektif. Mereka mengajukan empat langkah penciptaan pengetahuan disebut model SECI atau Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization.

Socialization : Transfer pengetahuan dari satu individu ke individu lainnya dalam bentuk Tacit Knowledge. Disebutkan bahwa Socialization muncul dari aktivitas berbagi dan menciptakan pengetahuan Tacit melalui pengalaman langsung.

Hal ini bisa dilakukan dengan mengadakan diskusi (meeting) antara Tenaga Penjualan dimana masing masing bisa menceritakan pengalaman dan The Best Practices yang dilakukannya.

Externalization : Transformasi pengetahuan dari bentuk Tacit ke bentuk Explicit. Dengan externalization, pengetahuan Tacit yang ada dalam diri individu dikeluarkan dan diformulasikan ke dalam media lain yang dapat dengan mudah dipelajari oleh individu lain.

Hal ini bisa dilakukan dengan cara setiap Tenaga Penjualan membuat Laporan Penjualan (Daily/Weekly/Monthly Report) Combination : Mengorganisasi kumpulan Explicit Knowledge ke dalam satu bentuk media yang lebih sistematis, melalui proses penambahan pengetahuan baru, kombinasi dan kategorisasi pengetahuan yang telah terkumpul.

Hal ini bisa dilakukan dengan penyebaran (dissemination) informasi/laporan/pengetahuan misalanya dengan dibuatkan dalam bentuk Traning Manual atau Sales Operational Guidelines & Procedures dan lain lain.

Internalization : Tranformasi pengetahuan dari bentuk Explicit ke bentuk Tacit. Contohnya dengan proses belajar yang kemudian diikuti dengan learning by doing yang lambat laun membentuk pengetahuan baru dalam diri individu.

Hal ini dapat dilakukan dengan menambahkan idea idea, informasi, pengetahuan dan ketrampilan baru kedalam Sales Operational Guideline & Procedure dan Perusahaan dapat secara periodik memberikan pelatihan ke setiap Tenaga Penjualan yang ada sehingga setiap Tenaga Penjualan selalu updated dan advanced dalam Skills, Knowledge & Behaviour- nya.

Penulis adalah Ir. Harry Wiyanto MBA MM, Dosen Manajemen di Sekolah Tinggi Manajemen Labora, Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi dan Mahasiswa Program Doktor Ilmu Manajemen di Universita Negeri Jakarta