Tips Melakukan Pencatatan Persediaan yang Efisien

INDUSTRY.co.id - Jakarta - Beberapa perusahaan memiliki gudang persediaan. Gudang atau penyimpanan memainkan peran penting dalam keberhasilan sebuah perusahaan, terutama yang bergerak di bidang perdagangan. Karena dengan manajemen inventori bisa mengelola stok dengan jelas, sesuai dengan jenis hingga usia produk yang ada di gudang. Dan strategi manajemen inventori yang efektif perlu dipahami oleh semua pelaku usaha.

Tentang Manajemen Inventori

Perusahaan mempunyai banyak alasan untuk menyimpan persediaan seperti untuk menyediakan barang untuk mengantisipasi permintaan, untuk memisahkan proses produksi dan distribusi, untuk mengambil keuntungan dari adanya quantity discount, untuk menghindari terjadinya inflasi dan perubahan harga, serta untuk menghindari terjadinya kehabisan barang karena cuaca buruk, kekurangan barang pada pemasok, masalah kualitas, atau karena pengiriman barang yang tidak sesuai.

Manajemen inventori merupakan sebuah kegiatan untuk melakukan penghitungan, pengawasan hingga pencegahan atas hal-hal yang terjadi pada stok gudang. Kegiatan manajemen inventori mencakup perencanaan dan pengendalian Inventory untuk memenuhi prioritas perusahaan dalam mempertahankan daya saingnya di pasar.

Dalam logistik dan supply chain, Inventory menjadi salah satu aliran penting yang dikelola, selain aliran informasi dan aliran uang.

Tujuan manajemen inventori adalah untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan, untuk melihat dampak kebijakan perusahaan terhadap tingkat persediaan, dan untuk meminimasi total biaya aktivitas logistik dengan menemukan jumlah dan waktu pemesanan agar biaya total sedapat mungkin rendah pada horizon perencanaan yang ada.

Profitabilitas perusahaan dapat ditingkatkan dengan meningkatkan volume penjualan atau dengan memotong biaya persediaan.

Pentingnya Memahami Manajemen Inventori

Sebuah perusahaan harus bisa memastikan stok selalu tersedia. Stok tersebut bisa berada di gudang maupun di rak penjualan. Karena hal tersebut bisa membuat calon pembeli akan tertarik untuk membeli produknya. Dan produk yang terbuang bisa diminimalisir.

Ada beberapa manfaat dari memahami manajemen inventori ini, yaitu:

1. Meningkatkan kepuasan pelanggan. Pengelolaan inventory yang baik memungkinkan kebutuhan pelanggan terpenuhi setiap kali ingin membeli barang. Hal tersebut tentunya akan meningkatkan kepuasaan pelanggan yang berujung pada semakin baiknya reputasi penjual di mata pelanggan.

2. Mengurangi dan mencegah resiko hilangnya  barang baku  maupun barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sebagian besar modal perusahaan akan tertanam dalam  bahan baku  atau persediaan sehingga  proses pengontrolan  tersebut sangat diperlukan untuk mencegah dan mengurangi resiko kehilangan bahan baku. Adanya persediaan yang cukup dalam gudang  karena pengontrolan yang tepat tentu saja membuat perusahaan menjadi mudah dalam proses produksi.

3. Mencegah resiko keterlambatan pengiriman barang. Keterlambatan pengiriman barang kepada konsumen adalah hal yang harus dihindari oleh penjual. Hal ini bisa diatasi dengan penghitungan stok barang yang akurat, sehingga barang dapat dikirim segera setelah dipesan.

4. Mencegah inflasi atau kenaikan barang.  Persediaan yang ada di gudang bisa mencegah adanya inflasi atau kenaikan harga bahan baku. Jadi ketika bahan baku mengalami kenaikan yang cepat perusahaan tidak lagi pusing untuk membeli  bahan baku.

5. Menjaga persediaan barang di pasaran. Dengan adanya pengelolaan inventory, penjual dapat memastikan dengan tepat berapa jumlah stok yang kira-kira harus disediakan. Sehingga penjual tidak akan kehilangan peluang keuntungan dari permintaan pasar.

6. Mencegah   jika  terhadap barang yang  dipesan  jika tidak baik sehingga perusahaan bisa mengembalikan  barang tersebut. Kadang perusahaan  melakukan pengadaan barang yang banyak dan sering barang yang dipesan tersebut tidak sesuai dengan permintaan. Karena proses produksi tidak bisa ditunda maka adanya persediaan  akan membantu perusahaan yang kekurangan bahan akibat pengembalian sebagian bahan baku karena tidak sesuai permintaan.

Masalah yang Bisa terjadi Karena Tidak Melakukan Manajemen Inventori

Melihat pentingnya manfaat manajemen inventori, kadangkala ada beberapa masalah yang biasanya dialami para pemilik usaha apabila tidak melakukan pengelolaan persediaan dengan benar. Beberapa masalah yang mungkin bisa saja dialami dalam proses manajemen inventori adalah:

1. Banyak produk kadaluarsa. Jika menjual produk yang mudah kadaluarsa seperti makanan, minuman, snack, ataupun makeup, pasti tidak bisa menjual semuanya tepat waktu. Karena akan ada waktu dimana produk tersebut tidak terjual hingga melebihi masa kadaluarsanya. Jika sudah masuk ke dalam kategori kadaluarsa, hanya ada satu hal yang bisa dilakukan yakni membuang produk tersebut. Tentunya, itu akan membuat kerugian sehingga laba (keuntungan) yang didapat tidak maksimal seperti biasanya.

2. Mengalami deadstock. Selain kadaluarsa dan basi, tanpa adanya manajemen inventori, perusahaan bisa mengalami dead stock. Dead stock adalah produk-produk yang sudah tidak terpakai lagi atau tidak digunakan lagi sehingga tidak laku di pasaran. Produk akan disebut ‘dead stock’ apabila tidak lagi diperlukan oleh pelanggan. Bisa saja produk-produk itu kurang mendapatkan minat karena sudah tidak jamannya lagi.

3. Akan terjadi penyusutan produk. Masalah terakhir yang ternyata seringkali melanda para pemilik usaha adalah penyusutan produk (shrinkage). Dalam akuntansi, ini merupakan situasi dimana daftar produk yang tertera di pembukuan tidak sama dengan keadaan stok sebenarnya yang berada di gudang. Semakin besar penyusutan akan berbanding lurus dengan kerugian yang akan dialami seorang pemilik usaha.

Strategi/Tips Manajemen Inventori

Pengelolaan stok dalam sebuah perusahaan adalah hal yang vital, terutama perusahaan yang bergerak dalam bidang retail atau perdagangan. Dalam hal ini, manajemen inventori harus dilakukan secara optimal. Agar bisa menjalankannya secara profesional, bisa dengan memulai dengan cara sederhana terlebih dahulu. Berikut ini ada beberapa tips dalam mengelola manajemen inventori pada perusahaan.

1. Membuat sistem pencatatan persediaan dan proyeksi yang baik

Membuat sistem pencatatan persediaan adalah hal penting pertama yang perlu diperhatikan. Dengan perhitungan yang matang, nantinya bisa memproyeksikan berapa barang yang akan dibutuhkan. Jangan sampai persediaan yang kurang atau lebih merugikan perusahaan. Dengan cara ini, perusahaan akan mengetahui dan memperkirakan berapa stok minimum yang harus ada di gudang sebagai tolok ukur. Dan juga buat sistem persediaan dengan cara mencatat barang keluar dan masuk, serta kapan waktu yang tepat untuk mengeluarkan atau menambah stok barang.

2. Memperhatikan Cashflow

Dana masuk dan keluar adalah hal terpenting dalam proses usaha dalam perusahaan. Sehingga, cashflow harus diperhatikan secara cermat dan menentukan strategi terbaik untuk membuat omzet lebih besar atau setidaknya sama dengan jumlah biaya usaha.

3. Memeriksa barang secara berkala

Kehilangan atau kerusakan adalah kedua hal yang sangat dihindari oleh penjual. Untuk mengatasi hal tersebut, maka perlu dilakukan pemeriksaan barang secara berkala di gudang penyimpanan. Pastikan ketersediaan barang sesuai dengan laporan yang ada, sehingga jumlah stok yang sudah tercatat tidak berkurang.

4. Bedakan barang berdasarkan jenis dan status barang

Membedakan barang berdasarkan jenis dan status barang dilakukan supaya barang tidak saling bercampur antara satu dengan yang lain. Hal ini juga bisa memudahkan dalam mencari barang-barang yang dibutuhkan sewaktu-waktu.

5. Gunakan sistem pencatatan persediaan untuk memudahkan pengecekan

Dalam melakukan audit inventori, jelas dibutuhkan ketelitian, kejelian, dan keakuratan. Hal ini akan banyak memakan waktu dan biaya apabila dilakukan secara manual. Sehingga, perlu menggunakan sistem pencatatan persediaan yang dilengkapi beberapa fitur yang mendukung perusahaan. Misalnya seperti manajemen order, manajemen servis, asset tracking untuk melacak produk di gudang melalui sistem barcode, dan inventory optimization yang membantu dalam memprediksi permintaan secara otomatis.

Kesimpulan

Seorang manajer produksi dalam suatu perusahaan harus melakukan pengelolaan inventori. Dan sangat perlu untuk dilakukan pengecekan terhadap barang yang dibeli atau sebelum  pengadaan barang tersebut agar barang bisa terjual, tanpa terlalu banyak membuang barang yang sudah tidak layak untuk dijual. Sehingga hal tersebut bisa menambah keuntungan perusahaan.

Nah ketika perusahaan memperoleh keuntungan, ada hal lain yang harus dilakukan, yaitu pengelolaan keuangan. Cara yang termudah untuk melakukan pengelolaan tersebut adalah menggunakan sistem pencatatan persediaan Jurnal by Mekari.

Jurnal by Mekari adalah sistem pencatatan persediaan yang bisa mengelola pengeluaran perusahaan, mengontrol anggaran hingga memudahkan proses pengajuan reimbursement karena dapat dilakukan secara online tanpa harus mengisi berkas-berkas.

Dengan sistem pencatatan persediaan ini, seluruh manajemen perusahaan dapat dilakukan dengan cara yang lebih praktis dan efisien.

Fitur Kunci Dalam Sistem Manajemen Persediaan Jurnal by Mekari

Perlu diingat bahwa sistem manajemen persediaan memiliki karakteristik yang sama. Beberapa dari mereka memungkinkan pengguna untuk mengelola persediaan di banyak toko dan beberapa hanya memungkinkan pengguna untuk mengelola persediaan di satu tempat. Terlepas dari provider, berikut adalah beberapa fitur utama yang harus ada dalam manajemen persediaan yang baik.

1. Manajemen Persediaan

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk memantau pergerakan saham dari satu tempat ke tempat lain. Ketika barang di gudang atau toko, fungsi ini secara otomatis akan mengurangi jumlah kepemilikan saham (persediaan di tangan).

2. Manajemen Pembelian

Dengan fitur ini, pengguna dapat mengatur jumlah minimal saham dan memungkinkan pemberitahuan akan memberitahu Anda jika persediaan telah mencapai minimum yang telah ditentukan. Pengguna dapat kemudian segera menempatkan order secara otomatis ke pemasok.

3. Manajemen Pemasok

Fitur ini menyimpan semua informasi lengkap mengenai pemasok. Dengan fitur ini, pengguna dapat dengan mudah menemukan vendor yang ingin diinformasikan dan untuk membandingkan kutipan dari satu operator ke operator lain.

4. Code Scanning Ban

Ini adalah salah satu fitur yang paling dibutuhkan oleh banyak perusahaan, terutama yang bergerak di bidang retail dan grosir. Dengan adanya fitur ini dapat memudahkan untuk proses pelabelan dengan mudah, tepat dan cepat.

5. Pelacakan Pengiriman

Dengan pengiriman pelacakan alat, penjual dapat dengan mudah melacak barang yang dikirim ke pelanggan. Beberapa sistem manajemen persediaan bahkan memungkinkan pelanggan untuk mengkonfirmasi penerimaan barang langsung ke situs Anda melalui sistem pencatatan persediaan mobile.

6. Laporan Persediaan

Sebuah perangkat lunak manajemen persediaan yang baik menyediakan alat pelaporan yang kuat yang menunjukkan analisis lengkap data pada pergerakan saham, valuasi saham, jumlah bahan, perputaran persediaan, dan banyak lagi. Dengan data yang akurat, pihak tertarik di perusahaan dapat membuat keputusan bisnis yang lebih baik.