Transformasi SaaS Produktivitas di Dunia Pendidikan, Saatnya Sekolah Beradaptasi

INDUSTRY.co.id - Jakarta - Dalam beberapa tahun terakhir, institusi pendidikan telah mengandalkan layanan SaaS produktivitas untuk mendukung operasional dan pembelajaran. Namun, perubahan besar dari penyedia SaaS global mengharuskan institusi pendidikan untuk mengevaluasi kembali strategi teknologi mereka. 

Setelah Google mengakhiri penyimpanan gratis tanpa batas pada 2022, kini Microsoft mengumumkan pembaruan signifikan pada layanan edukasinya. Dengan meningkatnya biaya dan terbatasnya fitur, institusi pendidikan menghadapi tantangan baru dalam menjaga efisiensi serta aksesibilitas. Inilah saat yang tepat untuk beralih ke solusi yang lebih stabil, skalabel, dan memberikan kendali penuh atas data.

Mulai Januari 2025, Microsoft akan mengimplementasikan perubahan besar pada paket Microsoft 365 Education, termasuk penghentian Office 365 A1 Plus, pembatasan penyimpanan hanya 100TB per tenant, serta penyesuaian lisensi yang membatasi penggunaan aplikasi seperti Word, Excel, dan PowerPoint hanya dalam versi web. Dengan kebijakan ini, banyak sekolah mungkin dipaksa untuk beralih ke paket berbayar yang lebih mahal atau mengalokasikan kembali sumber daya untuk mempertahankan fungsionalitasnya.

Lebih dari sekadar biaya, ada juga risiko privasi dan kepatuhan yang semakin mengkhawatirkan. Sekolah mengelola volume data yang sangat sensitif, mulai dari catatan akademik siswa, informasi keuangan, hingga riset penting. Berdasarkan data Netwrix (2024), hampir 80% institusi pendidikan menjadi target serangan siber setiap tahunnya. Selain itu, regulasi seperti FERPA dan GDPR mewajibkan pengelolaan data yang aman, privat, dan dapat diaudit—persyaratan yang tidak selalu dapat dipenuhi oleh layanan SaaS.

Sebagai solusi, banyak sekolah kini mulai mempertimbangkan pendekatan on-premise untuk sistem produktivitas mereka. Dibandingkan dengan SaaS yang rawan kenaikan harga langganan dan perubahan fitur tanpa pemberitahuan, solusi on-premise menawarkan stabilitas jangka panjang, biaya yang lebih terprediksi, serta skalabilitas penyimpanan yang fleksibel. Dengan data yang disimpan secara lokal, sekolah juga dapat memastikan perlindungan privasi yang lebih baik sekaligus mematuhi standar kepatuhan yang berlaku.

Salah satu solusi on-premise yang dirancang untuk mendukung kolaborasi di lingkungan pendidikan adalah Synology Office Suite. Dengan fitur penyimpanan file yang aman, pengaturan izin berbagi yang fleksibel, pengeditan dokumen secara real-time, serta sistem komunikasi instan, solusi ini membantu sekolah meningkatkan efisiensi dalam manajemen akademik. Baik untuk proyek kelompok siswa maupun pengelolaan dokumen bagi staf pengajar, Synology Office Suite menghadirkan ekosistem yang mendukung produktivitas tanpa ketergantungan pada layanan pihak ketiga.

Bagi administrator IT, solusi ini menyederhanakan pengelolaan sistem dengan antarmuka terpusat, pemantauan kesehatan perangkat, serta alat audit untuk memastikan kepatuhan. Kontrol akses tingkat lanjut juga memungkinkan delegasi tugas yang lebih efisien di dalam tim IT, menjaga keamanan dan kelancaran operasional secara menyeluruh.

Meskipun perubahan dari penyedia SaaS besar dapat mengganggu operasional institusi pendidikan dalam jangka pendek, ini juga membuka peluang bagi institusi pendidikan untuk mengadopsi sistem yang lebih aman, hemat biaya, dan berkelanjutan. Dengan beralih ke solusi produktivitas on-premise, institusi pendidikan dapat membangun fondasi digital yang lebih kuat, mendukung kebutuhan pengajar dan siswa dalam jangka panjang, serta memastikan keamanan dan kendali penuh atas data mereka.