INDUSTRY.co.id - JAKARTA – Perusahaan di Jakarta mulai menghadapi perubahan dalam menentukan kebutuhan ruang kantor. Perencanaan tempat kerja tidak lagi cukup didasarkan pada jumlah karyawan dan luas area yang tersedia, tetapi juga harus memperhitungkan pola kerja, tingkat pemanfaatan ruang, kebutuhan kolaborasi, hingga kesejahteraan karyawan.
Perubahan pola kerja yang membuat karyawan membagi waktu antara bekerja secara individual, berkolaborasi, menghadiri rapat, serta menjalankan sistem kerja fleksibel mendorong perusahaan mengevaluasi kembali fungsi kantor. Kondisi tersebut menjadi tantangan bagi perusahaan untuk menjaga efisiensi ruang dan biaya sekaligus menciptakan lingkungan kerja yang mendukung produktivitas.
Di Jakarta, kebutuhan tersebut semakin terlihat seiring langkah sejumlah penyewa yang melakukan relokasi, menyesuaikan luas ruang, maupun meningkatkan kualitas kantor. Keputusan real estat korporasi kini tidak hanya berkaitan dengan berapa luas ruang yang dibutuhkan, tetapi juga sejauh mana ruang tersebut mampu mengakomodasi pola kerja dan kebutuhan organisasi dalam jangka panjang.
Head of Project Management Rahmat Daresa Alam mengatakan strategi tempat kerja atau Workplace Strategy berbasis data dapat menjadi dasar bagi perusahaan dalam mengambil keputusan terkait kebutuhan kantor.
“Workplace Strategy berbasis data dapat membantu organisasi menjawab berbagai prioritas tersebut dengan menggabungkan wawasan mengenai kebutuhan karyawan, data okupansi, dan kebutuhan bisnis,” ujar Rahmat.
Menurutnya, pendekatan tersebut relevan bagi perusahaan yang tengah mempertimbangkan berbagai keputusan terkait aset dan ruang kerja, mulai dari relokasi, perpanjangan sewa, konsolidasi, renovasi hingga rencana ekspansi tenaga kerja.
Dalam praktiknya, studi Workplace Strategy mengevaluasi tujuan bisnis, karakteristik tenaga kerja, pola kerja, serta tingkat pemanfaatan ruang yang sebenarnya. Hasil evaluasi kemudian dapat diterjemahkan menjadi rekomendasi strategis, panduan desain, kebutuhan perencanaan ruang, hingga kerangka implementasi.
Pemanfaatan data operasional menjadi salah satu faktor penting dalam menentukan desain ruang kerja. Data mengenai pola okupansi, misalnya, dapat digunakan untuk menentukan alokasi ruang secara lebih tepat. Sementara itu, program dan aktivitas karyawan dapat menjadi dasar penyediaan area kolaborasi, ruang tenang, maupun ruang acara yang fleksibel.
Pendekatan tersebut memungkinkan perusahaan mengurangi ketergantungan pada ruang yang hanya diperuntukkan bagi satu jenis aktivitas. Sebagai gantinya, area multifungsi dapat dirancang untuk mengakomodasi sejumlah kebutuhan sekaligus sehingga pemanfaatan ruang dapat dioptimalkan sepanjang pekan.
Bagi pengambil keputusan di bidang real estat korporasi, fokus evaluasi pun bergeser dari sekadar menghitung kapasitas menuju efektivitas pemanfaatan. Perusahaan perlu melihat apakah ruang yang dimiliki telah digunakan secara optimal, mampu mengikuti perubahan pola kerja, serta mendukung prioritas organisasi yang dapat diukur.
Strategi tersebut juga menempatkan kesejahteraan karyawan dan efisiensi operasional sebagai dua aspek yang perlu dirancang secara bersamaan. Dengan menggabungkan perilaku tenaga kerja, data okupansi, dan kebutuhan operasional, perusahaan dapat menyusun tempat kerja yang lebih fleksibel sekaligus menyesuaikan investasi properti dengan kebutuhan bisnis.
Namun, keberhasilan penerapan strategi tersebut tidak hanya bergantung pada desain ruang. Kesiapan organisasi, Change Management, serta keterlibatan karyawan menjadi bagian penting agar perubahan tempat kerja dapat diterapkan secara efektif. Dengan demikian, keputusan mengenai kantor tidak berhenti pada pemilihan lokasi atau luas area, tetapi menjadi bagian dari strategi perusahaan dalam mengelola biaya, aset, dan produktivitas tenaga kerja.
