7 Tips Mengontrol Inventory System untuk Menunjang Performa Bisnis

Mengelola persediaan dengan baik akan berimbas pada tingkat kepuasan pelanggan dan juga keuntungan perusahaan. Oleh karena itu, Anda harus mampu mengoptimalkan tingkat persediaan, menjaga fleksibilitas, dan juga membuat forecast persediaan secara lebih akurat.

Dalam kesempatan kali ini, kita akan membahas secara lebih mendalam tentang inventory system, manfaat, metode dan juga parameter yang digunakan sebagai perhitungannya.

Inventory system adalah suatu proses agar bisa memaksimalkan penyimpanan persediaan stok barang agar bisa memastikan bisnis mempunyai level inventaris ideal yang dibutuhkan untuk bisa memenuhi tingkat permintaan pelanggan secara tepat waktu.

Persediaan itu sendiri adalah suatu bahan dalam proses produksi dan barang jadi yang sudah disesuaikan agar bisa memenuhi tingkat permintaan pelanggan dalam setiap waktu yang disimpan serta dirawat sesuai peraturan di dalam suatu tempat persediaan yang berbentuk gudang. Persediaan tersebut akan selalu dalam keadaan siap pakai dan juga dicatat.

Tujuan dari dilakukannya pengelolaan persediaan ini adalah agar perusahaan bisa penyimpanan persediaan yang dibutuhkan saja tanpa harus menghabiskan lebih banyak anggaran di awal atau mengorbankan tingkat kepuasan pelanggan.

Saat ini, inventory system menjadi salah satu hal yang menyita perhatian pebisnis, khususnya mereka yang mempunyai persediaan banyak, seperti perusahaan distributor dan pengecer. Kenapa? karena hal tersebut akan berdampak pada pelanggan dan juga tingkat keuntungan yang didapatkannya.

Saat Anda mampu melakukan pengelolaan persediaan barang dengan baik, maka Anda bisa menekan biaya, meningkatkan sistem pergudangan dan memuaskan setiap pelanggan Anda.

Beberapa manfaat lainnya dari inventory system adalah sebagai berikut:

1. Menjaga Perhitungan Secara Lebih Akurat

Inventory system mampu memberikan nilai yang akurat dari seluruh unit yang dimiliki oleh perusahaan.  Bagaimana caranya?  Caranya adalah dengan memanfaatkan barcode scanner pada barang baru dan pada tiap unit yang dipilih secara berurutan. Dengan menggunakan cara ini, maka level persediaan bisa dilaporkan kapan saja secara real time.

2. Membantu Membuat Keputusan

Mengelola persediaan lebih dari sekedar melacak persediaan saja. Di dalamnya juga harus menghitung perputaran persediaan atau tingkat kecepatan persediaan yang dijual dan diganti dalam kurun waktu tertentu.

Penjualan produk tidak akan pernah sama dalam setiap waktunya. Untuk itu, Anda harus bisa mengukur tingkat perubahan di setiap waktu agar bisa menyesuaikan level dan juga jumlah persediaan yang harus Anda isi.

Inventory system adalah kegiatan yang akan membantu Anda dalam menghubungkan kegiatan dari hulu pembelian dan manufaktur menuju hilir kegiatan penjualan dan juga permintaan produk agar bisa menghindari adanya kemacetan, mempercepat proses, mengidentifikasi barang yang bergerak dengan lambat atau usang, serta membantu mengevaluasi setiap pemasok.

3. Menghilangkan Write-off

Inventory system adalah salah satu kegiatan yang akan berdampak pada akuntansi persediaan secara langsung dan mengukur nilai persediaan fisik serta HPP disetiap waktu.

Adanya bentuk pengelolaan yang baik mampu menghindari terjadinya write-off untuk inventaris yang sudah tidak lagi mempunyai nilai dengan cara mengurangi adanya pemborosan, mempermudah perhitungan nilai inventaris, serta membantu meningkatkan keuntungan dengan hanya mempunyai inventaris yang benar-benar diperlukan saja.

4. Pesanan Tercukupi

Salah satu tujuan dilakukannya Inventory system adalah agar mempunyai jumlah persediaan yang lebih sedikit di gudang dan mencukupi permintaan konsumen.

Hal ini akan memperhitungkan persediaan yang aman, karena Anda pasti ingin bisa memenuhi pesanan secara tepat waktu dan tidak ingin membuat setiap konsumen menunggu terlalu lama.

Untuk mendapatkan keuntungan yang maksimal dari inventaris Anda, Anda memerlukan strategi inventory system yang dapat mengoptimalkan efisiensi terlebih dahulu. Di bawah ini adalah beberapa cara terbaik yang dapat Anda lakukan.

Coba perhatikan stok barang Anda. Anda pasti memiliki barang-barang yang membutuhkan perhatian lebih ketimbang yang lain. Jadi, Anda tidak bisa memperlakukan seluruh stok barang Anda dengan cara yang sama.

Menggunakan teknik ABC adalah cara yang paling mudah untuk mengategorikan stok barang Anda. Barang dalam kategori A membutuhkan paling banyak perhatian, karena dampaknya terhadap keuangan cukup signifikan meskipun penjualannya tidak dapat diprediksi. 

Barang dalam kategori C membutuhkan lebih sedikit perhatian, karena memiliki dampaknya terhadap keuangan lebih kecil, tetapi rasio penjualannya tinggi. Sementara barang dalam kategori B berada di antara kategori A dan C.

Buatlah inventory system menjadi lebih mudah dengan mengatur tingkat stok minimum untuk setiap barang dagangan Anda. Ini akan memudahkan Anda melakukan pengisian ulang stok dan memastikan bahwa Anda tidak akan mengalami kekurangan stok.

Tingkat stok minimum bisa ditentukan berdasarkan seberapa cepat barang terjual dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkannya dari pemasok Anda. Pastikan tim procurement Anda mengawasi tingkat stok secara teratur supaya pengisian ulang stok dapat dilakukan tepat waktu. 

Dengan inventory management system, Anda bisa mendapatkan peringatan untuk stok barang yang berkurang atau sudah mencapai tingkat stok minimum yang Anda tentukan sebelumnya. Jadi, tim procurement tidak perlu mengawasinya setiap waktu. 

Tidak ada cara yang lebih efektif untuk mengoptimalkan inventory system daripada menggunakan solusi otomatis. Sistem manajemen inventory tidak hanya membantu Anda mengoptimalkan tingkat stok barang, tetapi juga memungkinkan Anda untuk memprediksi kebutuhan stok barang, mengawasi perpindahan stok dari satu gudang ke gudang lain, melacak pengiriman ke konsumen akhir, melakukan valuasi inventaris, dan masih banyak lagi.

Untuk efisiensi yang optimal, pertimbangkan untuk memilih aplikasi inventory yang terintegrasi dengan sistem lain seperti pembelian dan akuntansi. Ini akan memudahkan Anda mengelola biaya inventaris sehingga Anda dapat melakukan penghematan dengan lebih mudah serta memudahkan Anda mengelola pembelian dari pemasok. 

Salah satu penyebab kerusakan dan pembusukan inventaris adalah tempat penyimpanan yang tidak sesuai. Belum lagi ini juga bisa mempersulit proses pengambilan barang. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menyediakan tempat penyimpanan yang layak bagi stok barang Anda.

Pastikan suhu dalam ruangan penyimpanan terkendali dengan baik sehingga barang khususnya makanan tidak cepat rusak. Cek juga kondisi rak dan pastikan tidak ada rayap yang dapat merusak barang-barang Anda. Jangan taruh terlalu banyak barang di dalam satu rak, karena barang yang saling menimpa satu sama lain atau bergesekan lebih mudah rusak dan ini juga akan menyulitkan staf untuk membersihkannya. 

Anda bisa menaruh barang-barang dengan tingkat permintaan tinggi di rak paling depan atau di tempat yang mudah dijangkau supaya karyawan Anda dapat dengan mudah mengambilnya dan menaruhnya di area pengemasan atau pengiriman. Sementara untuk barang-barang yang tingkat penjualannya rendah, Anda dapat menaruhnya di rak bagian belakang. 

Untuk mengurangi risiko kerusakan dan pembusukan, lakukan teknik First-In-First-Out (FIFO) dan First-Expired-First-Out (FEFO). FIFO berarti memprioritaskan barang-barang yang paling awal masuk ke gudang untuk dijual terlebih dahulu, sementara FEFO berarti memprioritaskan barang-barang yang paling cepat kedaluwarsa untuk lebih dahulu dijual (cocok untuk produk makanan dan obat-obatan).

Selain mengurangi pembuangan, teknik FIFO dan FEFO juga membantu mengoptimalkan inventory turnover yang pada akhirnya membantu meningkatkan pendapatan dan keuntungan bisnis Anda. 

Anda juga perlu menganalisa kinerja pemasok Anda selama ini. Apakah mereka dapat selalu memenuhi permintaan Anda tepat waktu? Apakah mereka mudah dihubungi? Apakah kualitas produk mereka sudah baik?

Selain melakukan penilaian kinerja supplier, Anda juga harus menilai kinerja Anda sendiri sebagai pembeli. Apakah Anda selalu membayar tagihan Anda tepat waktu? Apakah purchase order (PO) yang Anda kirim sudah lengkap dan jelas? Apakah Anda selalu membaca penawaran dari pemasok dengan baik?

Untuk memudahkan Anda mengoptimalkan proses pengisian ulang stok, pertimbangkan untuk menggunakan EQUIP Purchasing. Dengan aplikasi ini, Anda bisa membuat PO, permintaan penawaran, dan persetujuan pembelian secara otomatis. Anda juga bisa menyimpan seluruh data lengkap pemasok Anda dan melihat riwayat transaksi Anda dengan mereka. Bahkan Anda juga bisa mengizinkan pemasok Anda untuk mengirim penawaran dan tagihan melalui supplier portal.

Meskipun Anda mungkin sudah (atau akan) lebih banyak bergantung pada perangkat lunak, namun Anda tetap perlu melakukan stock opname untuk memastikan kesesuaian antara jumlah fisik barang dengan data Anda.

Stock opname sebagian (cycle counting) dengan frekuensi yang lebih sering akan lebih memudahkan Anda meminimalisir error atau perbedaan antara jumlah fisik barang dan data akuntansi. Selain itu, tidak seperti full physical inventory, Anda juga tidak membutuhkan waktu dan tenaga ekstra untuk melakukannya

Dengan aplikasi inventory, Anda tidak perlu melakukannya secara manual dengan mencatat jumlah stok di kertas. Anda dapat mencatat ketersediaan stok menggunakan barcode scanner yang terintegrasi dengan sistem. Duplikasi data dapat diidentifikasi sehingga kesalahan dapat diminimalisir. Intinya, stock opname dapat dilakukan lebih cepat, sederhana, dan akurat.

Arti inventory system biasanya meliputi pencatatan apa produk yang dijual, harga produk yang akan dijual itu, harga produk yang diterima kembali/ retur barang, harga pokok persediaan, dibeli, pencatatan permintaan dan pengeluaran barang gudang, serta sistem stok opname barang atau perhitungan fisik persediaan.

Hal tersebut dapat dengan mudah dilakukan jika menggunakan aplikasi inventory yang baik.

Untuk mempermudah manajer operasional dalam mengelola persediaan dan mempercepat pengambilan keputusan oleh manajemen maka perusahaan dapat menggunakan bantuan program stok barang online seperti yang dimiliki Mekari Jurnal.

Melalui fitur persediaan, Jurnal akan membantu usaha Anda memiliki fitur secara mudah melalui:

● Notifikasi atau pemberitahuan dan kalkulasi produk secara langsung.

● Pelacakan penjualan produk terbanyak, sehingga memungkinkan perusahaan Anda untuk mengantisipasi dengan pemenuhan stok yang lebih besar.

● Mengimpor data persediaan dalam jumlah besar.

● Melakukan pelacakan secara cepat terhadap persediaan stok barang dalam beberapa lokasi yang berbeda.

● Mengatur jumlah minimal stok, sehingga dapat melakukan pemesanan tepat waktu.

Untuk memahami manfaat aplikasi inventory secara lebih dalam, Anda dapat mengikuti pelatihan online GRATIS yang diselenggarakan oleh Mekari University, platform penyedia layanan edukasi berbasis teknologi untuk membantu para pemilik bisnis dan profesional meningkatkan kemampuannya.