Transformasi Bisnis Proses Pada Implementasi Kota Cerdas Smart-City di Indonesia

INDUSTRY.co.id - Sangat menarik untuk diamati Fenomena Persiapan dan Perencanaan dan Implementasi  Kota Cerdas “Smart City” di beberapa Kabupaten dan Kota di Wilayah Indonesia.

Para Pakar di Dunia bersepakat  tentang Konsep dan Elemen Pengembangan Kota Cerdas “Smart City” yang berlaku Internasional, bahwa Kota Cerdas yang dimaksudkan adalah

1. SMART GOVERNANCE ( SERVICES, BEREAUCRACY, POLICY)
2. SMART BRANDING (APREARANCE, BUSINESS, TOURISM )
3. SMART ECONOMY ( INDUSTRY , WELFARE, TRANSACTION}
4. SMART LIVING ( HEALTH, HARMONY, MOBILITY )
5. SMART SOCIEATY (COMMUNITY, LEARNING, SECURITY)
6. SMART ENVIRONMENT (ENERGY, WASTE , PROTECTION )

Lahirnya APIC ( Asosasi Prakarsa Indonesia Cerdas ) menjadi semangat baru dan wadah Inovasi bagi Perkembangan Kota Cerdas di Seluruh Indonesia.

 Perkembangan Istilah lain di Indonesia dapat diterjemahkan bahwa Konsep Pembangunan Kota Cerdas adalah meliputi hampir semua aspek Kehidupan di Perkotaan dalam rangka memenuhi kepentingan semua pihak yang ada dalam komponen pembentuk kota cerdas yaitu Bidang Tata Kelola dan SDM; Bidang Infrastruktur TIK ( Teknologi Informasi dan Komunikasi ); Bidang Ekonomi, Industri dan Pariwisata; Bidang Pendidikan dan Pelatihan; Bidang keamanan dan Kebencanaan; Bidang Kesehatan; Bidang Layanan Publik dan E-government; Bidang Transportasi; Bidang Energi dan Lingkungan Hidup

Karena terlihat sangat komplek dan semua aspek bidang kehidupan masyarakat perkotaan, sangat bijak beberapa pemerintah Kota Kabupaten membentuk Dewan Kota Cerdas yang terdiri dari semua elemen masyarakat Akademis, Asosiasi, dan lainnya dari segala bidang keilmuan yang diharapkan dapat membantu pihak Pemerintah Kota/Kabupaten untuk bersinergi dan kendali  dalam Rangka Kesuksesan Implementasi Pelaksanaan Kota Cerdas tersebut.

Lalu banyak pertanyaan berikutnya kepada Pemerintah Penyelenggaran Kota Cerdas : Bagaimana Memulainya, Sektor atau Bidang mana yang lebih Penting didahulukan, Bagaimana Mengukur Tingkat Kesuksesan Suatu Kota Cerdas dan seterusnya?

Pertanyaan lainnya tentang Infrastruktur dan teknologi yang telah digunakan sebelumnya, apakah akan digantikan semuanya atau disempurnakan sesusai dengan kebutuhan Teknologi terkini atau akan adanya Investasi alat baru untuk penunjang Implementasi Kota Cerdas tersebut ?

Kesulitan awal lain yang akan dihadapi para Pengelola Kota dengan melihat Elemen Pembentuk Kota Cerdas tersebut adalah menentukan Visi Kota Cerdas yang dimaksudkan disesuaikan dengan kondisi yang ada saat ini dan mendatang berkelanjutan dengan mempetimbangan banyak sektor dan bidang yang dikelola dan kompleksnya permasalahan di setiap Kota.

Visi Teknologi Informasi dan Komunikasi; Pendidikan; Kesehatan; Transportasi; Industry Kreatif; Pariwisata; Lingkungan; Energi Terbarukan; menjadi tranding Topik untuk dibahas dan didiskusikan dan disisi lain banyak terpikirkan “proyek” dan “politik” yang dapat dikerjakan dengan berjalannya Implementasi Kota Cerdas tersebut ?

Penulis mencoba memetakan dengan menganalisa aspek Organisasi Dewan Kota Cerdas yang dibentuk sesuai bidang  dan Stake Holder yang berelasi dengan penyelenggara Sistim Informasi Manajemen  Penyelenggara Pemerintah Kota yang ada saat ini, diharapkan dapat membantu membuat perencanaan Implementasi Kota Cerdas yang dimaksudkan lebih terstruktur, cepat, tepat dan terukur dengan menggunakan Pendekatan Teori Bisnis Tranformasi yang pernah penulis lakukan dalam memetakan proyek –proyek Teknologi Informasi berbasis TIK besar yang hampir mirip dengan kondisi yang dihadapai dalam implementasi kota cerdas.

“ Banyak Hal dan masalah yang dihadapi oleh Para Investor, Bisnis Analis, Sistim Analis dan Pengembang Teknologi Informasipada saat awal akan melaksanakan Transformasi Bisnis Proses dalam Organisasi dan Perusahaannya. Transformasi adalah proses perubahan, perbaikan, pengembangan pada suatu organisasi Bisnis dengan melihat benefit yang dihasilkan dan penyesuaian dengan trend pasar dan teknologi yang mendukung bisnis tersebut. Transformasi tidak terbatas pada Sumber Daya Manusia dan Teknologi, tetapi semua sumber daya yang mendukung keberlangsungan dan Pencapaian Organisasi dan Proses bisnis organisasi tersebut ”.

Kendala awal Penyamaan Presepsi tentang PERUBAHAN dan TRANFORMASI adalah Hal yang sangat wajar & manusiawi karena dalam suatu organisasi perusahaan atau Bisnis biasanya terdiri dari beragam displin ilmu dan pengalamannya masing-masing individu yang terlibat dalam pengembangan proyek tersebut. Kolaborasi Keilmuan yang positif akan meningkatkan hasil yang optimal dalam pelaksanaan suatu proyek besar dan dinamis, dapat mengendalikan ego sektoral masing-masing pelaku bisnis dalam menyamakan presepsinya tidak merasa lebih “pintar dan pengalaman”.

Penetapan dan Penunjukan Leader/Pemimpinseperti PILOT PESAWAT yang Cerdas, Disiplin & Bijaksana yang memiliki kompetensi dan kapasitas sebagai Pemimpin sangat menetukan keberhasilan suatu Proyek Transformasi.

“Salah satu cara penghematan cost adalah dengan pemanfaatan teknologi SIM. Dan teknologi sistem informasi merupakan komponen utama yang memberikan value added terhadap pelayanan jasa disamping cost reducing, walaupun memang di awal, pembangunan dan development infrastruktur SIM adalah investasi yang cukup mahal. Di awal pengembangan SIM, perlu pengkajian yang dalam dalam memilih jenis hardware maupun software yang sesuai dengan karakteristik perusahaan sehingga tidak salah dalam pengembangan selanjutnya”

Beberapa Tahapan dan Langkah dalam memetakan Bisnis Proses dalam rangka Proses Transformasi :

• Tentukan Visi dan misi Awal Organisasi dan Proses Bisnis
• Struktur Organisasi dan Job Deksripsi yang jelas setiap Bidang Organisasi dan Rentang Kendali yang sesuai dengan Kapasitas dan Kapabilitas Pelaku Organisasi
• Menentukan Daftar Nama Proses (Process Name) , Deskripsi (Description), Tujuan (Objective) dan Penangungjawab (ownership) untuk setiap Proses yang berjalan.
• Me-ngelompokan (Clustering) dalam Fungsi organisasi yang sejenis, dapat didefiniskan Lingkungan Input( Suplier ) dan Output (Client) dalam setiap proses yang berjalan.
• Diagram Relasi atau Hubungan antara Pemangku Kepentingan ( Stake Holder) Penyelenggara Bisnis Proses dengan Lingkungan Pendukung Primer , Sekunder dan Tersier ( Third  Parties )
• Menentukan dan Menggambarkan urutan waktu dan pencapaian Proses dengan melihat Inter-relasi, Pelaku (Player) dan Birokrasi yang berjalan
• Normalisasi dan Integrasi antar Proses yang berhubungan untuk Optimalisasi Pemanfaatan Sistim Informasi dengan Database terpusat dan mengurangi overlap (tumpang tindih) proses yang sejenis.
• Identifikasi Kebutuhan Sistim Informasi dalam setiap Proses yang dapat terlihat jelas disini, sehingga kita dapat dengan mudah membuat analisa kebutuhan dan skala/level prioritas yang mana akan dilaksanakan terlebih dahulu.
• Menentukan Target Waktu Capaian (Time Frame ) sesuai dengan prioritas dan menetukan Biaya  Operasional & Biaya  Investasi yang dibutuhkan

Dengan Tahapan diatas kita dapat dengan mudah :

• Menentukan ROAD-MAP (Peta Jalan) yang akan dilaksanakan dengan GOAL ( Target ) capaian yang disepakati bersama semua stake Holder.
• Mempermudah membuat perencanaan Jangka Pendek, menengah dan Panjang dan secara dini dapat meng-identifikasi Jejak Kritis ( critical path ) yang dapat diantisipasi bersama Team
• Mempermudah menentukan Standar Sukses Indikator Pencapain (KPI-Key Performance Indicator)
• Identifikasi Dini terhadap Alat Investasi yang sudah terpasang/ter-implementasi dan Hasil Kinerjanya dalam setiap Bagian aktifitas Proses yang dilaksanakan saat ini.
• Mengendalikan Pelaksanakan Proyek terutama Kualitas Produk dan Jasa, Total Investasi dan Komponen Biaya Lainnya sesuai Target dan Kebutuhan

Dengan Pendalaman Teori Tranformasi Bisnis Proses dan Analisa Kondisi Saat Ini (As is) & kedepan (To Be) Penulis berharap dapat memberikan masukan dalam Pelaksanaan dan perencanaan Kota Cerdas di Pemerintah Kota/Kabupaten,  dapat lebih Terencana  dengan Baik  sesuai harapan masyarakat Kota Cerdas ( Cepat, Tepat, Terukur dan Manfaat ) bagi semua pihak. Semua Hal ini hanya dapat terlaksana dengan baik dimulai dengan Cerdas Individu, Cerdas Keluarga, Cerdas Masyarakat, Cerdas Pemimpin dalam setiap Pemerintah Kota & Masyakatan tanpa kecuali.

Beberapa Kata Kunci untuk melihat Elemen Pembentuk Kota Cerdas “Smart City”:Public SERVICE ( Meningkatkan kinerja Pelayanan Public ); BEREAUCRACY ( meningkatkan kinerja Birokrasi Pemerintah); Public POLICY ( Peningkatan efisiensi Kebijakan Publik ); BUSINESS & TOURISM (membangun Ekosistem Bisnis Pariwisata); APPEARANCE ( penataan Wajah Kota ); INDUSTRY ( penataan Industri Primer); WELFARE ( Peningkatan Kesejahteraan Masyarakat ); TRANSACTION ( Membangun Ekosistem Keuangan); HARMONY ( Harmonisasi Lingkungan yang Nyaman); HEALTH (menjamin Fasilitas dan Pelayanan Kesehatan); MOBILITY ( Membangun Masyarakat yang Smart); COMMUNITY ( Membangun Masyarakat yang SMART ); LEARNING ( Membangun sistem Edukasi); SECURITY, Menjamin Keamanan dan Keselamatan; PROTECTION ( Perlindungan Lingkungan); WASTE, Tata Kelola Sampah dan Limbah; ENERGY (Membangun Daya Saing ENERGY yang berkelanjutan ).

Penulis : HENDRA TRIANA, Business Analyst; Praktisi  TIK-Teknologi Informasi dan Komunikasi; Auditor Teknologi Informasi pada (IATI-Ikatan Auditor Teknologi Indonesia); Pengajar dan Dosen pada PTS;  Sekretaris Jendral pada KIRM-Komite Independen Revolusi Mental Indonesia.