INDUSTRY.co.id - Jakarta - Di antara banyak elemen dinamis pada operasi bisnis sehari-hari, pengurusan utang dagang (account payable/AP) jelas bukan termasuk yang paling mentereng.
AP tidak membangun merek Anda di mata publik atau menarik prospek baru, tidak juga berfokus pada periklanan atau inovasi produk yang kreatif. Namun, meskipun tampak membosankan, divisi AP merupakan fondasi kesuksesan usaha mana pun.
Prosedur AP yang tidak tertata baik dapat mencoreng reputasi bisnis Anda dengan vendor dan menyebabkan kekurangan suplai di saat-saat genting. Pengurusan pembayaran yang berantakan juga dapat menghambat arus kas di kala Anda benar-benar memerlukan dana cair.
Di sisi lain, jika praktik terbaik bagi AP sudah berjalan, tim Anda akan menghasilkan nilai bagi bisnis. Masalah duplikasi pembayaran yang memakan biaya akan berkurang, vendor akan selalu senang menerima pembayaran tepat waktu, dan bahkan staf keuangan akan mendapati pekerjaan mereka lebih memuaskan dan bermanfaat bagi perusahaan.
Untuk mencapai semua hal tersebut, kita perlu memahami praktik terbaik AP dan cara menerapkannya. Dalam panduan ini, kita akan meneliti bidang-bidang utama yang perlu menjadi fokus dan cara menindaklanjutinya dengan efektif. Topik yang akan kita bahas meliputi:
1. Apa Saja Praktik Terbaik AP yang Terpenting?
2. Bagaimana Cara Mengelola AP dengan Efektif?
3. Seperti Apa Manajer AP yang Baik?
4. Kesimpulan
Apa Saja Praktik Terbaik AP yang Terpenting?
Tingkatkan efisiensi AP dengan strategi berikut
Untuk mengoptimalkan pekerjaan tim Anda, mulailah dengan memahami dampak “praktik terbaik” dan arti penerapannya pada bisnis Anda.
Walaupun mungkin ada puluhan strategi yang bisa diterapkan untuk meningkatkan keluaran divisi Anda, kita akan fokus pada enam bidang khusus yang dapat menghasilkan peningkatan paling signifikan. Mulai dari cara penanganan faktur hingga cara mengorganisasi data, mari simak praktik lebih baik yang bisa Anda terapkan sesegera mungkin.
• Menangani dan Memprioritaskan Faktur dengan Tepat
Banyak praktik terbaik yang perlu dipikirkan saat menangani faktur, tetapi “memanfaatkan automasi” harus jadi prioritas teratas. Kini tidak ada lagi divisi AP besar yang stafnya masih mengetikkan informasi dari faktur ke sistem komputer secara manual. Mengapa masih harus begitu kalau sudah ada perangkat lunak yang bisa menangkap tiap data dengan cerdas dan akurat?
Pemrosesan faktur yang cepat berarti lebih cepat juga beralih ke tahap pembayaran, tetapi sebaiknya Anda jangan langsung membayarkan faktur begitu sudah mendapat persetujuan akhir. Penyelesaian faktur dengan cepat mungkin terlihat efisien, tetapi juga menyedot kas perusahaan Anda.
Sementara itu, sistem yang lebih baik akan menunjukkan dengan tepat sampai seberapa lama Anda bisa menunda pembayaran, dengan tetap mendapatkan diskon dan tidak berdampak negatif terhadap pemasukan bersih.
• Pengarsipan Dokumen pada Sistem yang Tepat
Hilangnya faktur cetak adalah masalah yang rutin melanda divisi AP mana pun, bahkan termasuk yang sudah memilih digitalisasi dan tidak menggunakan media cetak. Ketimbang mengandalkan kerja manual dalam memindahkan berkas antarfolder dan sistem komputer, automasikan pemrosesan faktur.
Melalui automasi, semua faktur dalam bentuk apa pun dapat diproses secara mulus dan diteruskan ke ERP untuk pembayaran dan pengodean pada buku besar.
• Membangun Alur Kerja Mulus dan Dapat Berulang
Praktik terbaik alur kerja AP mengharuskan tiap rangkaian langkah yang seidentik mungkin untuk tiap faktur. Preferensi pribadi staf tidak seharusnya berperan. Sebaliknya, harus ada proses yang terdefinisikan jelas untuk mereka ikuti setiap waktu. Dengan menerapkan standardisasi alur kerja, Anda sekaligus menyederhanakannya.
Kendati intervensi manusia masih diperlukan untuk dalam kasus-kasus khusus, automasi masa kini dapat segera menemukan potensi kesalahan untuk diperbaiki. Ini berarti tidak ada lagi proses pencocokan faktur secara manual dan berkurangnya kerepotan dalam melacak sumber pengecualian.
• Memantau IKU
“Penerapan praktik terbaik” tidak banyak artinya jika Anda tidak bisa mengukur dampak perubahan yang Anda buat. Dengan sejumlah Indikator Kinerja Utama (IKU) untuk melacak AP, tim AP akan selalu melek tentang kinerja mereka.
Jika Anda menggunakan sistem terautomasi, laporan tentang hal seperti durasi faktur belum terbayar atau saldo belum terbayar akan bisa dibuat hanya dalam hitungan detik. Gunakan laporan ini untuk mengevaluasi apakah peningkatan proses Anda sudah berhasil atau harus kembali ke awal.
Automasi dapat menyederhanakan hidup Anda secara drastis, asalkan diterapkan dengan tepat dan dikonfigurasikan untuk membantu bisnis Anda. Dengan memantau IKU, Anda bisa melihat jika ada masalah, misalnya karyawan yang tidak mengikuti praktik terbaik. Manfaatkan laporannya untuk membawa perubahan dan menciptakan kondisi yang paling efisien.
• Mengurangi dan Mencegah Penipuan
Anda juga harus mengarahkan minimal sebagian dari upaya Anda untuk menyusun praktik pencegahan penipuan di perusahaan Anda. Aturan-aturannya sejak awal harus berfokus untuk mencegah peluang terjadinya penipuan. Contohnya, dengan memisahkan tanggung jawab masing-masing staf dan menerapkan solusi akses digital, individu yang tidak berwenang dapat dicegah untuk tidak mengakses sistem tertentu.
Serupa dengan itu, penerapan praktik terbaik juga harus mencakup pengkajian anti-penipuan dan audit pembayaran secara rutin untuk memastikan kesesuaian jumlah dana yang disetor ke vendor yang tepat—dan bukannya masuk ke kantong orang lain. Kasus penipuan semacam itu baru-baru ini diumumkan oleh Departemen Kehakiman Amerika Serikat, yang mendakwa seorang pria Lithuania karena kedapatan mencuri lebih dari $120 juta dengan menggunakan faktur palsu.
Sistem otomatis juga dapat membantu dalam kasus demikian, dengan segera memberikan tanda bahaya begitu kesalahan atau aktivitas mencurigakan terdeteksi. Padukan dengan tata kelola dan praktik yang terbaik, maka Anda pun dapat memastikan dana mengalir hanya ke tempat yang semestinya.
• Konsolidasi Data dan Penghindaran Sekat
Peran AP begitu krusial dalam menjalankan bisnis, sehingga penting untuk memastikan agar data yang diproduksinya bisa diakses pihak dalam perusahaan. Ketimbang membiarkan informasi tersebar pada sejumlah sistem dan solusi perangkat lunak, kondisi di masa kini mengharuskan sentralisasi informasi sebisa mungkin. Runtuhkan dinding pemisah data di bisnis Anda, dan buat agar proses AP lebih terlihat sehingga datanya bisa diakses dan digunakan yang lainnya.
Langkah termudah untuk menerapkan praktik terbaik ini adalah dengan memanfaatkan peluang automasi proses AP. Dengan perangkat mutakhir seperti Kofax ReadSoft®, akan jauh lebih mudah untuk mencapai alur kerja terstandardisasi dan hasil yang ingin dilihat manajemen dari divisi Anda. Pelajari lebih lanjut mengapa ReadSoft sangat cocok untuk AP beserta caranya mentransformasi pemrosesan faktur sekarang juga.
Berikutnya, mari pertimbangkan beberapa info untuk melakukan pekerjaan Anda sebaik mungkin.
Bagaimana Caranya Mengelola AP dengan Efektif?
Tak hanya harus memahami manfaat penerapan praktik terbaik, tim Anda juga harus bisa melaksanakan pemahaman tersebut. Bagaimana caranya memastikan agar prosedur yang tepat benar-benar memberi hasil terbaik setiap hari? Di sinilah pengelolaan yang efektif menjadi bagian krusial dari adaptasi terhadap tuntutan kepada tim AP zaman sekarang. Pertimbangkanlah beberapa cara berikut untuk memastikan pengelolaan tanggung jawab yang baik.
• Menerapkan Automasi
Meskipun banyak yang memandang automasi sebagai ancaman terhadap pekerjaan mereka, realitanya tidak seperti itu. Automasi memungkinkan pekerjaan yang lebih banyak hasilnya, lebih baik, dan lebih cerdas, sekaligus menyingkirkan tugas-tugas membosankan yang membuat staf AP mempertanyakan pilihan karier mereka. Kalau tujuan Anda adalah manajemen yang efektif, mengapa tidak memanfaatkan tiap keunggulan yang tersedia?
Perangkat lunak automasi modern mengarusutamakan tiap aspek AP, mulai dari pemrosesan awal hingga pembayaran. Dengan memanfaatkan perangkat ini mulai sekarang dan mengintegrasikannya ke alur kerja, beban kerja tim akan berkurang sementara motivasi mereka mempelajari prosedur baru pun akan meningkat.
• Implementasikan Kontrol Lebih Ketat dan Garisbawahi Akurasi
Definisikan peran masing-masing karyawan divisi dengan jelas, dan pastikan bahwa mereka hanya memiliki akses ke bagian sistem yang memang relevan dengan pekerjaan mereka. Sementara itu, tekankan bahwa akurasi adalah yang terpenting—kesalahan manusia terlalu makan biaya bagi bisnis jika menjadi masalah yang berulang.
Dengan mengalokasikan pekerjaan paling rawan kesalahan kepada robot otomatis, seperti tangkapan data item baris (line item) dan pencocokan tiga arah (three-way matching), tingkat akurasi akan meningkat dan risiko penipuan akan berkurang.
• Berinvestasi pada Pelatihan Automasi untuk Karyawan
Menerapkan puluhan teknologi baru di bisnis Anda dan berharap agar staf bisa beradaptasi sendiri jelas hanya mengundang masalah. Tak hanya menjatuhkan mental, hal ini bisa jadi masalah jangka panjang seiring kesulitan karyawan dalam mempelajari hal baru.
Jika Anda tidak berinvestasi pada pelatihan yang bagus, semua rencana praktik terbaik akan sia-sia seiring penolakan karyawan terhadap perubahan dan kembalinya mereka ke metode yang mereka sukai. Rencanakan automasi dengan saksama, promosikan ke staf Anda, dan pastikan mereka mendapat sumber daya pelatihan yang memadai untuk keberhasilan penerapannya.
Seperti Apa Manajer AP yang Baik?
Divisi AP yang dipimpin seorang manajer berdedikasi dengan kerangka kerja untuk kesuksesan dapat menjadi aset yang sangat berharga bagi usaha mana pun. Apa yang harus dimiliki seorang manajer dalam lingkungan usaha yang kompleks, bertempo cepat, dan seringkali menegangkan ini? Keahlian sosial jelas penting, tetapi ada hal lain yang harus dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa kiat untuk membantu Anda menentukan langkah selanjutnya.
• Menetapkan Kontrol dan Proses yang Jelas
Kejelasan amat penting, terutama dalam proses yang kompleks seperti automasi AP. Pastikan staf senantiasa mendapat informasi terkini, dan pastikan bahwa ekspektasi Anda selalu jelas. Dengan menetapkan panduan dan memastikan bahwa tiap staf dapat fokus secara khusus terhadap tugas dalam tanggung jawab mereka, Anda dapat memastikan agar informasi bebas tersalurkan di dalam tim. Jangan berharap staf bisa paham dengan sendirinya, jika Anda sendiri tidak terjun ke lapangan bersama mereka untuk memastikan keberhasilan perubahan yang Anda bawa.
• Jalankan Manajemen Karyawan secara Cerdas
Tahu peribahasa “the squeaky wheel gets the grease", yang maknanya kurang lebih ‘yang bunyinya kencang akan menarik perhatian’? Hal itu berlaku di sini. Beberapa staf akan segera memahami praktik baru yang Anda terapkan dan mendapati bahwa pekerjaan mereka jadi lebih mudah. Yang lainnya mungkin akan kesulitan, apalagi jika mereka sudah bertahun-tahun melakukan pemrosesan faktur secara manual. Tangani perbedaan dalam tim tersebut dengan cerdas.
Dorong karyawan yang melek teknologi untuk membantu kolega mereka dalam menguasai sistem baru. Berinvestasilah pada pelatihan profesional jika perlu, agar semua orang mulai bekerja di platform ERM baru dengan level pemahaman yang sama. Dengan kata lain, jangan tinggalkan tim Anda begitu saja di tengah jalan. Pandu langkah mereka menuju hal yang perlu mereka ketahui.
• Automasi, Automasi, Automasi
Singkirkan segala tugas yang membosankan dari pekerjaan AP, dan staf Anda pada akhirnya akan berterima kasih. Banyak pimpinan di bidang finansial yang sudah menyadari berharganya automasi. Praktik automasi cerdas akan membutuhkan pengkajian rinci terhadap tiap langkah yang Anda jalankan, karena masing-masing bisnis memiliki keunikan tersendiri.
Untuk menjadi manajer AP yang sebaik mungkin, pastikan Anda sudah melakukan semua yang Anda bisa untuk mengurangi waktu per siklus, mengurangi biaya per faktur, dan menunjukkan hasil nyata dari upaya tersebut kepada manajemen atas.
Kesimpulan
Praktik AP terbaik bukanlah serangkaian aturan kaku yang berlaku untuk semua kondisi, melainkan pendekatan cerdas dalam menjalankan bisnis dengan memanfaatkan perangkat mutakhir dan modern.
Dengan memusatkan upaya untuk meninggalkan “cara yang kuno” dan memanfaatkan potensi automasi, Anda pun dapat memecahkan masalah sekaligus mendongkrak bisnis secara bersamaan.
Divisi yang terkelola dengan baik dan menggunakan sarana yang disiapkan dengan matang untuk menangani pembayaran akan menghemat biaya dan memastikan arus kas berjalan selancar mungkin dalam suatu bisnis.
Dengan adanya peningkatan-peningkatan tersebut, menjelaskan manfaat AP kepada eksekutif akan jadi lebih efektif, apalagi dengan adanya vendor yang puas dan memandang bisnis Anda sebagai klien favorit.
Pelajari lebih lanjut tentang cara menggunakan perangkat lunak automasi seperti ReadSoft mulai hari ini, dalam rangka menemukan proses AP yang lebih baik dan menentukan langkah Anda selanjutnya.