8 Langkah Mentransformasi Perusahaan dan Organisasi Anda

INDUSTRY.co.id - Salah satu masalah atau tantangan terbesar yang dihadapi para pemimpin dalam perusahaan dan organisasi adalah bagaimana melakukan perubahan sehingga membuat organisasi menjadi lebih baik dan naik menuju level berikutnya.

Memulai suatu organisasi dari baru relatif lebih mudah daripada memperbaiki organisasi yang memang dipimpin oleh tipe pemimpin yang tidak tepat atau manajemen yang salah dari awal.

Jika sebagai pemimpin Anda dihadapkan dengan situasi yang memaksa Anda untuk melakukan perubahan dan perbaikan dalam organisasi, tapi belum memungkinkan untuk memulai organisasi baru, maka tetap masih ada jalan keluar.

Nah, bagaimana caranya?

Jangan kuatir, ahli kepemimpinan dalam perubahan dari Harvard Business School Prof. John P. Kotter menganjurkan 8 Langkah praktis untuk melakukan perubahan dan mentransformasi perusahaan atau organisasi yang Anda pimpin.  Saya akan menjabarkannya dalam bahasa Indonesia yang singkat dan mudah Anda mengerti.

Langkah Pertama,

Menetapkan dan menyadarkan seluruh karyawan atau anggota organisasi tentang pentingnya melakukan perubahan dengan segera (Sense of Urgency).  

Tindakan Positif: Pemimpin perubahan dapat memulai dengan menganalisa lingkungan di dalam dan luar organisasi / perusahaan. Menilai fakta-fakta yang ada yang dapat mempengaruhi organisasi dalam mencapai tujuan. Mencatat situasi persaingan dalam industri dan yang hal-hal yang dibutuhkan dan diharapkan target customer tapi belum dipenuhi organisasi dengan baik atau bahkan sama sekali belum ada (menemukan peluang).  Pemimpin perubahan harus meyakinkan paling sedikit 75-80% manajer yang ada untuk menyadari bahaya dari sikap berdiam diri dalam zona nyaman dan sikap mempertahankan “status quo” dimana sikap itu akan membuat perubahan tidak mungkin dapat dilaksanakan.

Perangkap Negatif: Memandang ringan kesulitan untuk mendorong dan memotivasi orang-orang di dalam organisasi untuk keluar dari zona nyamannya. Rasa takut dan tidak berani mengambil risiko yang diperlukan sehingga menjadi lumpuh dan mati perlahan-lahan.

Langkah kedua,

Membentuk tim yang solid dan powerful serta memiliki pandangan yang sama.

Powerful artinya tim merupakan gabungan para pemimpin yang berotoritas dan dapat membuat keputusan penting  dan strategis di tangannya. Board of Director (BOD) merupakan satu contoh tim yang powerful.

Tindakan Positif: Dukungan BOD harus diperoleh secara penuh untuk memastikan semua langkah-langkah berikutnya dapat terlaksana. BOD juga harus berkomitmen dan sehati untuk mendukung semua langkah yang sudah dibuat, karena akan tiba saatnya di dalam proses transformasi ada orang-orang yang tidak mau berubah atau merasa terancam oleh perubahan. Mereka akan melaporkan kepada BOD tentang hal-hal yang menurut mereka buruk dengan tujuan  untuk membuat perubahan itu tidak terlaksana atau gagal. Tim ini juga dianjurkan dan diberi kewenangan untuk bergerak di luar dan di sekitar struktur organisasi yang formal sehingga dapat bergerak lebih bebas.

Perangkap Negatif:  Tim dalam BOD tidak pernah punya pengalaman bekerjasama sebagai tim sebelumnya. Atau memiliki ego yang besar atau personality yang sulit untuk bekerjasama dan memperjuangkan kepentingan yang lebih besar (greater good). Tim BOD tidak mau bertanggungjawab untuk terlibat dalam perubahan dan melepaskan otoritas untuk tindakan perubahan kepada Divisi / Departemen HRD/SDM atau Bagian Quality Control, atau Bagian Perencanaan Strategik. Jika BOD tidak memiliki waktu atau merasa tidak yakin, ia dapat mendelegasikan dan memberi otoritas kepada manager yang cukup senior dan dihormati dan kalau perlu, memberikan wewenang khusus sehingga amanat untuk melakukan langkah-langkah perubahan dapat dilaksanakan.

Langkah Ketiga,

Menciptakan sebuah visi.

Tindakan Positif: Visi yang diciptakan harus mengarahkan kepada perubahan yang diinginkan. Untuk merealisasikan visi dikembangkan dan ditentukan strategi yang sesuai.

Perangkap Negatif: Mempresentasikan visi yang terlalu rumit (njelimet), mendua, samar-samar atau tidak jelas / mis-leading atau harus dikomunikasikan lebih dari 5 menit. Semakin panjang waktu yang diperlukan untuk menjelaskan visi itu, semakin sulit visi itu dicapai. Visi yang baik seharusnya dapat disharingkan dengan jelas dan singkat sambil berjalan kaki bersama atau  ketika pemimpin perubahan naik lift bersama dengan karyawan lainnya.

Langkah Keempat,

Mengkomunikasikan Visi.

Tindakan Positif: Menggunakan setiap sarana yang ada dengan cara kreatif, efektif dan efisien untuk terus-menerus mengkomunikasikan visi yang baru dan strategi-strategi untuk mencapainya. Mengajarkan perilaku yang baru dengan memberi contoh nyata di lapangan terutama dari seluruh anggota tim perubahan yang dibentuk dalam langkah kedua.

Perangkap Negatif: Visi tidak dikomunikasikan dengan gencar. Kurang aktif mengkomunikasikan visi. Berperilaku dengan cara yang tidak etis atau bertolakbelakang dengan visi yang sudah ditetapkan. Tindakan ini sama dengan tindakan membakar kapal sendiri dalam peperangan di laut dalam atau (dalam istilah sepakbola) gol bunuh diri.

Langkah Kelima,

Memberdayakan dan memperlengkapi seluruh tim dan karyawan yang ada untuk mampu bertindak merealisasikan visi.

Tindakan Positif: Menghilangkan sistem/peraturan atau struktur yang menghalangi dan menghambat visi. Mendorong untuk berani mengambil risiko dan menerapkan ide-ide, aktivitas-aktivitas dan tindakan-tindakan yang non-tradisional / kreatif, yang mendukung pencapaian visi selama tidak terlarang oleh hukum moral dan undang-undang yang berlaku.

Perangkap Negatif: Tidak berani / gagal memindahkan individu yang dominan atau powerful tapi menjadi penghalang pencapaian visi karena pikiran, perkataan dan perbuatannya menentang atau tidak mau ikut perubahan.

Langkah Keenam,

Merencanakan dan membentuk kriteria pencapaian sebagian atau kemenangan-kemenangan kecil / milestone.

Tindakan Positif: menetapkan dan menyusun kriteria perbaikan-perbaikan kinerja yang dapat terlihat dan terasa dan terkuantifikasi. Memilih dan memberikan penghargaan terhadap karyawan yang memberikan sumbangan nyata terhadap perbaikan itu.

Perangkap Negatif: Tidak peduli atau gagal menciptakan pencapaian jangka pendek dan berharap dengan berjalannya waktu, visi akan tercapai dengan sendirinya. Gagal untuk mencetak keberhasilan dalam jangka pendek (usaha 12-24 bulan).

Langkah Ketujuh,

Mengakumulasikan kemenangan-kemenangan serta perbaikan-perbaikan kecil; dan berdasarkan akumulasi kemenangan itu, menghasilkan perubahan yang lebih besar.

Tindakan Positif:

Menggunakan kredibilitas dari kemenangan-kemenangan sebelumnya untuk mengubah sistem, struktur, dan kebijakan yang merusak visi. Mempekerjakan, mempromosikan dan mengembangkan karyawan yang mampu menerapkan visi. Menyegarkan proses perubahan dengan proyek-proyek baru yang kreatif dan membentuk agen-agen perubahan.

Perangkap Negatif:

Menyatakan kemenangan terlalu cepat-(dengan peningkatan kinerja pertama).  Membiarkan Barisan Sakit Hati yang menentang perubahan (resistor) untuk meyakinkan pasukan mereka bahwa perang melawan perubahan telah dimenangkan.

Langkah Kedelapan,

Melembagakan Pendekatan-Pendekatan Baru.

Tindakan Positif: Menerjemahkan dan menjelaskan hubungan antara pentingnya melakukan perilaku-perilaku yang baru untuk kesuksesan dan keberhasilan perusahaan / organisasi.  Menciptakan pengembangan kepemimpinan dan rencana suksesi / pergantian yang sejalan/konsisten dengan pendekatan-pendekatan yang baru.

Perangkap Negatif: Tidak menciptakan norma-norma sosial dan nilai-nilai bersama (shared values) yang baru yang konsisten dengan perubahan. Mempromosikan orang-orang yang tidak menjiwai pendekatan-pendekatan yang baru dalam posisi kepemimpinan.

Jika Anda ingin berhasil dalam melakukan transformasi di dalam perusahaan atau organisasi Anda, lakukan langkah-langkah di atas dengan benar dan dalam urutan yang benar dengan passion yang besar.

Stephanus Tedy, Konsultan Bisnis, Pembina Paradigma, Pengembang Para Pemimpin, Penulis Buku