INDUSTRY.co.id - Jakarta - Aplikasi daftar hadir online tentunya akan sangat membantu perusahaan dalam mengelola data kehadiran atau presensi karyawannya. Hadirnya aplikasi ini merupakan salah satu dampak positif dari kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang kian pesat.
Sebab untuk saat ini sistem absensi secara online banyak dibutuhkan dengan seiring berkembangnya sistem kerja dari rumah serta banyaknya karyawan freelance atau pekerja lepas.
Selain itu aplikasi ini juga akan sangat membantu absensi bagi karyawan perusahaan yang melakukan dinas keluar atau pekerja lapangan yang tidak memungkin melakukan absensi di kantor.
Berbeda dengan sistem absensi konvensional menggunakan mesin fingerprint, ID card dan lainnya, pada aplikasi daftar hadir online juga akan memudahkan dalam tata kelola data kehadiran karyawan. Bila cara konvensional kita perlu memindahkan data lebih dulu untuk diolah, pada aplikasi ini kita bisa langsung mengolahnya.
Terlebih lagi bila sebuah perusahaan mempunyai karyawan mencapai ratusan bahkan ribuan maupun mempunyai beberapa kantor cabang. Tentu sistem absensi manual atau konvensional akan membutuhkan banyak waktu dan kurang efisien.
Alasan Perlunya Menggunakan Aplikasi Daftar Hadir Online
Tentunya sebelum mengganti atau mengalihkan sistem absensi manual atau konvensional ke sistem online, Anda harus tahu kenapa hal tersebut diperlukan. Lebih jelasnya berikut alasan pentingnya pengimplementasian aplikasi daftar hadir online untuk perusahaan, di antaranya:
1. Praktis serta Mudah untuk Digunakan
Mungkin bagi sebagian orang yang masih gagap teknologi menganggap aplikasi akan membuat proses absensi menjadi lebih ribet.
Namun pada kenyataannya, aplikasi di desain agar mudah digunakan oleh siapa saja bahkan untuk mereka yang belum terlalu familiar dengan teknologi.
Tampilannya yang user friendly akan memudahkan karyawan dari berbagai kalangan dan latar belakang untuk menggunakannya.
2. Memudahkan Proses Rekapitulasi
Tentunya dengan menggunakan aplikasi absensi online Anda sudah tidak perlu lagi melakukan proses rekap secara manual.
Berbagai data baik kehadiran, ketidakhadiran hingga keterlambatan karyawan akan direkap secara otomatis oleh aplikasi. Selain proses rekapnya yang otomatis dan akurat, tempat penyimpanan data aplikasi juga terbilang aman.
3. Menekan Biaya Pengeluaran Perusahaan
Dengan adanya aplikasi ini tentunya perusahaan juga dapat menekan anggaran untuk pengadaan mesin absensi seperti fingerprint. Terlebih bila sebuah perusahaan mempunyai karyawan hingga ratusan bahkan ribuan dengan beberapa kantor cabang.
Tentunya biaya pengadaan juga akan semakin besar, belum lagi dengan masalah pemasangan, antrian pada mesin absensi yang membuat jam kehadiran kurang akurat hingga kerusakan mesin.
Namun dengan aplikasi absensi online karyawan dapat melakukan absensi melalui gadget pribadinya secara online.
4. Mengefisienkan Proses Birokrasi
Salah satu keunggulan dari aplikasi ini adalah adanya menu shortcut yang akan memudahkan pekerjaan kepersonaliaan.
Sebagai contohnya adalah pengaturan shift, mengajukan klaim, memberikan persetujuan hingga reject yang dapat dilakukan dengan cepat. Hal ini tentunya akan memangkas birokrasi sehingga akan menghemat banyak waktu.
5. Mendukung Retensi Karyawan
Dengan dilakukannya retensi karyawan merupakan sebuah bukti bahwa perusahaan dapat memudahkan karyawan dalam bekerja serta membangun budaya perusahaan yang humanis.
Dengan adanya aplikasi daftar hadir online tentunya merupakan metode tepat untuk mewujudkan hal tersebut. Sebab tidak hanya perihal kehadiran karyawan saja yang terjaga, namun juga pada performanya.
Tips Memilih Aplikasi Daftar Hadir Online Terbaik
Itulah beberapa keuntungan bila sebuah perusahaan telah menggunakan aplikasi online untuk kehadiran atau presensi karyawannya. Selanjutnya tentu kita juga perlu tahu bagaimana ciri aplikasi yang baik untuk diterapkan pada perusahaan kita tentunya.
Untuk itu berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan ketika memilih sebuah aplikasi daftar hadir online :
1. Lengkapnya Fitur pada Aplikasi
Hal pertama yang harus diperhatikan adalah lengkapnya fitur yang dimiliki aplikasi, tidak hanya untuk keperluan presensi atau absensi saja.
Namun aplikasi juga harus mampu memudahkan HRD maupun karyawan dalam mengurus administrasi dalam personalia. Aplikasi harus mampu menyediakan laporan kehadiran, slip gaji, pengajuan klaim, cuti, izin serta berbagai administrasi kepersonaliaan lainnya.
2. Terintegrasi dengan Sistem Payroll Perusahaan
Data kehadiran karyawan merupakan salah satu komponen dalam sistem penggajiannya, karenanya akan lebih baik bila aplikasi juga terintegrasi dengan sistem payroll.
Sebab perhitungan gaji juga memperhitungkan data hadir, lembur, cuti serta izin karyawan, disini perhitungan dapat dilakukan secara otomatis. Dengan aplikasi juga akan meminimalisir kesalahan perhitungan.
3. Mendukung Pelayanan Mandiri Karyawan
Dengan banyaknya aplikasi serupa dari berbagai pengembang membuat aplikasi kehadiran online juga dituntut menyediakan layanan mandiri karyawan atau yang disebut employee self-service.
Di sini karyawan dapat dengan mudah mengakses serta mengedit data pribadinya, mengajukan cuti, izin hingga lembur secara mandiri tanpa perlu menemui HRD secara langsung.
4. Keamanan Data yang Dijamin dengan Sertifikat SSL
Salah satu alasan banyak perusahaan yang masih ragu untuk menggunakan aplikasi daftar hadir online adalah dari segi keamanan datanya.
Sebab aplikasi tentunya akan menyimpan data perusahaan yang bersifat rahasia, karenanya pastikan aplikasi didukung dengan SSL atau Security Socket Layer untuk keamanan datanya.
Dengan begitu akan lebih menjamin autentifikasi data karena tidak dapat diedit oleh pihak yang tidak berkepentingan.
5. Mendukung untuk Berbagai Tipe Gadget
Tentunya karena akan digunakan pada gadget karyawan pastikan aplikasi dapat digunakan atau kompatibel dengan berbagai jenis gadget.
Sebab tentunya setiap karyawan mempunyai gadget yang berbeda satu sama lain. Pastikan aplikasi dapat diakses oleh semua jenis spesifikasi gadget serta pastikan semua fiturnya dapat berfungsi dengan baik pada berbagai gadget tersebut.
6. Biayanya Terjangkau serta Dilengkapi Layanan Bantuan
Selain kualitas aplikasi yang baik tentunya kita tidak ingin penggunaan aplikasi justru menambah anggaran atau budget perusahaan.
Karenanya pastikan aplikasi mempunyai harga atau tarif sewa yang wajar dan sebaiknya terjangkau. Namun pastikan aplikasi juga disertai dengan layanan bantuan, sebab sebagus apapun aplikasi bukan tidak mungkin akan mengalami kendala dalam penggunaannya.
Fitur Wajib Pada Aplikasi Daftar Hadir Online
Kelengkapan fitur merupakan salah satu hal wajib yang harus diperhatikan ketika memilih sebuah aplikasi daftar hadir online. Dari sini kita dapat mengetahui sebaik apa aplikasi tersebut serta seberapa berpengalaman pengembangnya.
Sebab bila aplikasi mempunyai fitur yang tidak terpikirkan oleh kita tentu ini merupakan bukti pengembang telah berpengalaman. Untuk itu berikut beberapa fitur yang harus ada pada aplikasi:
1. Attendance
Fitur ini merupakan fitur utama pada aplikasi yang memudahkan karyawan untuk melakukan absensi dari mana saja.
Aplikasi juga harus dilengkapi dengan sistem tracking GPS yang tentunya akan memudahkan perusahaan dalam memantau keberadaan karyawannya secara real-time.
Fitur ini juga mendukung untuk menganalisa absensi secara otomatis guna mengamati tingkat kedisiplinan karyawan.
2. Izin dan Cuti Kerja
Dengan adanya fitur ini karyawan dapat melakukan pengajuan izin atau cuti kerja dengan mudah dari mana saja melalui aplikasi daftar hadir online.
Kemudian bagian HRD hanya perlu memberikan approval-nya maupun reject pada pengajuan tersebut. Fitur ini juga akan mendata secara otomatis cuti maupun izin karyawan yang telah diambil.
Selain itu fitur ini juga memungkinkan karyawan untuk mengunggah bukti agar pengajuannya lebih akurat. Bukti seperti foto surat dokter maupun berbagai jenis bukti izin dalam bentuk softcopy dapat diupload ke aplikasi sebagai bukti kepada perusahaan.
Selain itu dalam pengambilan cuti, aplikasi juga akan secara otomatis mengurangi jatah cuti yang dimiliki karyawan bila pengajuan disetujui. Hal ini tentu akan sangat mendukung kelancaran operasional perusahaan.
3. Overtime
Selanjutnya fitur yang harus ada dalam aplikasi daftar hadir online adalah overtime atau lembur. Sama halnya dengan pengajuan cuti atau izin, karyawan juga dapat mengajukan permintaan lembur secara mandiri melalui aplikasi.
Nantinya bagian HRD juga hanya perlu memberikan approval atau rejected pada pengajuan tersebut.
Dengan begitu catatan jam lembur karyawan juga dapat dilakukan secara otomatis. Data ini nantinya dapat digunakan sebagai bahan laporan maupun untuk menganalisa tingkat efektivitas performa kinerja karyawan.
4. Working Schedule
Working schedule atau pengaturan jadwal kerja untuk setiap karyawan juga dapat dilakukan dengan mudah aplikasi mempunyai fitur ini.
Adanya fitur ini tentu akan memudahkan bagian HRD dalam mengatur jam maupun hari kerja setiap karyawannya.
5. Database Karyawan
Fitur yang satu ini juga akan memudahkan HRD dalam mengundang karyawan untuk menggunakan aplikasi daftar hadir online. Sebab aplikasi ini memang telah menyediakan berbagai fitur untuk memudahkan terkait data karyawan.
Di sini bagian HRD akan dengan mudah mengatur jadwal kerja, lokasi absensi hingga pembatasan waktu cuti melalui dashboard aplikasi. Tidak hanya itu, mengatur jadwal cuti maupun hari libur karyawan hingga pengisian data karyawan juga lebih mudah dilakukan.
6. Reimbursement
Dengan adanya fitur ini membuat karyawan dapat melakukan reimbursement secara online yang akan memungkinkan pengiriman data menjadi lebih cepat. Selain pengiriman data yang lebih cepat, karyawan juga bisa mendapatkan hasilnya lebih cepat.
7. Pencatatan Kehadiran Otomatis
Meskipun tidak bekerja di kantor secara langsung, namun dengan adanya aplikasi ini tentunya akan memudahkan karyawan dalam melakukan presensi kehadiran.
Karyawan tidak perlu repot datang ke kantor hanya untuk absensi, karena disini HRD dapat melihat serta memantau absensi karyawan secara real-time.
Aplikasi Daftar Hadir Online Terbaik by Mekari
Semua manfaat dan fitur canggih tersebut tentunya hanya akan didapatkan bila Anda menggunakan aplikasi daftar hadir online terbaik dari pengembang terpercaya.
Mekari sendiri merupakan salah satu pengembang aplikasi dan software khusus untuk bisnis yang telah terpercaya dan berpengalaman.
Sudah banyak perusahaan yang menjadi kliennya sehingga pengalaman Mekari dalam menyediakan aplikasi bisnis sudah tidak perlu diragukan lagi. Sebagai contoh, Anda dapat melihat aplikasi daftar hadir online by Mekari ini.
Dengan pengalamannya dalam menangani banyak klien membuat Mekari dapat menyediakan aplikasi terbaik untuk perusahaan atau bisnis Anda.
Anda juga akan mendapatkan dukungan teknis dari tim ahli yang telah berpengalaman untuk membantu dalam penggunaan aplikasi maupun bila mengalami masalah.
Selanjutnya, Anda juga dapat meminta fitur atau layanan tertentu yang dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan maupun bisnis Anda tentunya.
Selain aplikasi daftar hadir online, dapatkan pula berbagai aplikasi bisnis lainnya di website resmi Talenta.co yang merupakan pengembang terpercaya. Dapatkan pula video demo maupun free trial-nya untuk semakin meyakinkan Anda.
