INDUSTRY.co.id - JAKARTA - Perkembangan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) mulai mengubah cara perusahaan menentukan kebutuhan ruang kantor. Ketidakpastian terhadap perubahan bisnis dan pola kerja mendorong perusahaan beralih dari kontrak properti jangka panjang menuju model ruang kerja fleksibel yang lebih hemat biaya dan mudah disesuaikan.
Temuan tersebut terungkap dalam penelitian terbaru International Workplace Group (IWG), platform ruang kerja global yang menaungi merek Regus dan Spaces. Studi yang melibatkan CEO dan Chief Financial Officer (CFO) itu menunjukkan, 60% responden mengaku semakin sulit memprediksi kebutuhan ruang kantor organisasi mereka untuk dua tahun ke depan akibat perkembangan AI.
Sementara itu, 88% CEO menilai kemunculan AI membuat perusahaan membutuhkan fleksibilitas lebih besar dalam menentukan ruang kerja dan strategi properti. Perubahan teknologi yang berlangsung cepat dinilai memengaruhi produktivitas, perencanaan tenaga kerja, hingga cara perusahaan menjalankan operasional bisnis.
Kondisi tersebut mendorong perusahaan mengevaluasi kembali penggunaan kantor pusat konvensional dan mempertimbangkan jaringan ruang kerja yang lebih tersebar di berbagai lokasi.
Perkembangan teknologi turut mengubah pertimbangan perusahaan dalam menentukan lokasi kerja. Berdasarkan penelitian IWG, sebanyak 42% responden menyatakan teknologi memungkinkan karyawan bekerja jarak jauh sehingga kebutuhan terhadap kantor pusat dapat berkurang.
Selain itu, 39% responden menilai perkembangan teknologi mendorong penerapan model kantor yang lebih fleksibel dan terdesentralisasi. Sementara itu, 37% menyebut teknologi memperluas akses perusahaan terhadap talenta global yang tersebar di berbagai wilayah.
Temuan ini memperlihatkan bahwa strategi ruang kantor tidak lagi hanya berkaitan dengan penyediaan tempat bagi karyawan untuk bekerja. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan bagaimana teknologi memungkinkan kolaborasi lintas lokasi, perekrutan tenaga kerja, dan pengelolaan operasional secara lebih efisien.
Dengan kebutuhan bisnis yang semakin dinamis, fleksibilitas menjadi salah satu pertimbangan penting dalam menentukan luas, lokasi, dan jenis ruang kerja yang digunakan.
Selain perubahan teknologi, efisiensi biaya menjadi alasan utama perusahaan meninjau kembali strategi properti mereka.
Penelitian IWG mengungkapkan, sebanyak 99,8% CEO dan CFO menyatakan organisasi mereka secara aktif berupaya mengalihkan biaya properti dari pengeluaran tetap menjadi lebih fleksibel. Strategi ini bertujuan mengurangi keterikatan pada komitmen properti jangka panjang sekaligus memberi ruang bagi perusahaan untuk mengalokasikan modal ke kebutuhan bisnis lainnya.
Sebanyak 57% responden mengaku secara aktif berinvestasi dalam pengaturan ruang kerja hibrida. Sementara itu, 55% berencana membangun jaringan lokasi kerja yang lebih dekat dengan tempat tinggal karyawan, dan 52% mempertimbangkan penerapan model ruang kerja terdesentralisasi.
Efisiensi biaya juga menjadi pertimbangan yang hampir menyeluruh dalam keputusan menentukan lokasi kantor. Sebanyak 99% eksekutif menyatakan biaya menjadi salah satu faktor yang memengaruhi strategi lokasi ruang kerja, sedangkan 27% menyebutnya sebagai faktor pendorong utama.
Perubahan tersebut mencerminkan upaya perusahaan untuk menyesuaikan kebutuhan properti dengan kondisi bisnis yang terus berkembang, tanpa harus menanggung biaya tetap yang terlalu besar.
Model ruang kerja fleksibel tidak hanya menawarkan peluang penghematan biaya, tetapi juga berpotensi mendukung produktivitas karyawan.
IWG menyebut penerapan kerja hibrida, terutama dengan memberikan akses kepada karyawan ke ruang kerja fleksibel yang lebih dekat dari rumah, berpotensi meningkatkan produktivitas hingga 11% dalam lima tahun ke depan.
Pendekatan ini memungkinkan perusahaan menyediakan lingkungan kerja profesional tanpa mengharuskan seluruh karyawan datang ke satu kantor pusat setiap hari. Karyawan dapat memanfaatkan ruang kerja sesuai kebutuhan, sementara perusahaan memiliki keleluasaan untuk menyesuaikan penggunaan ruang berdasarkan aktivitas operasional.
Bagi perusahaan, strategi tersebut juga berpotensi membantu mempertahankan talenta terbaik melalui pengaturan kerja yang lebih adaptif. Di tengah perubahan teknologi, fleksibilitas menjadi salah satu cara untuk menyeimbangkan kebutuhan kolaborasi, kenyamanan karyawan, dan efisiensi pengeluaran.
Meski penggunaan kerja jarak jauh dan ruang kerja fleksibel semakin berkembang, hal itu tidak berarti kantor kehilangan relevansinya.
Penelitian IWG menunjukkan, 76% CEO memperkirakan peran kantor akan semakin penting bagi organisasi mereka dalam dua tahun mendatang. Sebaliknya, hanya 0,8% responden yang memperkirakan peran kantor akan berkurang.
Angka tersebut menunjukkan bahwa perusahaan masih membutuhkan ruang profesional untuk mendukung kolaborasi, inovasi, dan pembentukan budaya kerja. Namun, kebutuhan tersebut tidak selalu harus dipenuhi melalui satu kantor pusat dengan kontrak jangka panjang.
Perusahaan dapat mengombinasikan kantor utama, ruang kerja bersama, dan lokasi kerja fleksibel yang tersebar di berbagai wilayah. Dengan demikian, ruang kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan tim, tanpa menghilangkan fungsi kantor sebagai tempat membangun hubungan profesional dan mengembangkan ide.
CEO International Workplace Group, Christian Schmitz, mengatakan perkembangan AI mempercepat perubahan dalam dunia bisnis.
Karena itu, perusahaan membutuhkan strategi tempat kerja yang memungkinkan mereka menyesuaikan skala operasional, mengurangi biaya tetap yang tidak diperlukan, serta memberikan akses ke ruang kerja berkualitas di berbagai lokasi.
Menurut Schmitz, perusahaan tidak dapat memastikan secara tepat bagaimana organisasi mereka akan berkembang dalam dua tahun mendatang. Namun, mereka perlu memiliki kemampuan untuk merespons perubahan tersebut dengan cepat.
Executive Chairman International Workplace Group, Mark Dixon, juga menilai pesatnya perkembangan AI membuat perusahaan semakin sulit memperkirakan kebutuhan ruang kantor dalam jangka menengah.
Dalam kondisi tersebut, komitmen properti jangka panjang dinilai perlu ditinjau kembali agar perusahaan memiliki keleluasaan dalam menyesuaikan strategi bisnisnya.
