Pengertian dan Cara Menggunakan Kwitansi dalam Melakukan Transaksi Keuangan

INDUSTRY.co.id - Jakarta - Pengertian kwitansi adalah salah satu dokumen bukti transaksi keuangan. Mengenai transaksi keuangan, mungkin sejak kecil kita sudah biasa melakukannya. Seperti ketika kita membeli jajan di pedagang kaki lima depan sekolah.

Namun, kenyataannya tidak semua transaksi semudah dan seringkas ketika kita membeli jajan di pedagang kaki lima atau membeli sembako di toko kelontong dekat rumah.

Ada kalanya, kita harus menyertakan suatu dokumen pembayaran sebagai bukti bahwa transaksi tersebut telah kita lakukan dengan sah. Dengan sah maksudnya adalah bahwa transaksi tersebut telah disepakati oleh kedua belah pihak, yaitu penjual dan pembeli.

Seperti misalnya saat kamu menerima struk pembayaran saat berbelanja di supermarket. Struk tersebut merupakan bukti yang sah bahwa barang belanjaan yang kamu bawa sudah dibayar lunas. Sedangkan kwitansi biasanya dibuat untuk pembayaran yang lebih formal.

Dalam artikel ini, secara khusus akan dibahas  pengertian, ciri-ciri, dan cara menggunakan kwitansi. Mengetahui cara menggunakan kwitansi sangat penting, apalagi untuk orang awam yang sering melakukan transaksi. Sebelum membahas mengenai bagaimana cara menggunakan kwitansi, ada baiknya kita membahas mengenai pengertian dari kwitansi itu sendiri.

Pengertian Kwitansi

Pengertian kwitansi secara lebih lengkapnya adalah selembar kertas yang menjadi bukti pembayaran atau bukti transaksi yang sah. Pembayar dalam suatu transaksi akan menerima kwitansi dari penerima uang.

Ada kwitansi yang hanya memerlukan tanda tangan penerima dan pihak yang membayar uang. Namun, ada juga yang harus membubuhkan materai. Kwitansi yang menambahkan tanda tangan di atas materai biasanya merupakan kwitansi untuk transaksi dengan nominal besar.

Nominal transaksi yang perlu membubuhkan materai biasanya ditentukan oleh pihak pembayar agar merasa lebih aman. Beberapa instansi menerapkan aturan bahwa transaksi di atas satu juta rupiah membubuhkan materai. Jadi, ketika kamu melakukan transaksi, pastikan kwitansi yang kamu buat atau terima sesuai dengan aturan internal kedua instansi yang terlibat.

Kedua, yaitu dengan dan tanpa materai, sama-sama sah dan dapat menyesuaikan dengan kebutuhan. Tidak hanya tanda tangan, ada beberapa hal lain yang harus kamu perhatikan saat mengisinya. Detail seperti nomor transaksi, nama pembayar, jumlah nominal uang, tujuan pembayaran, dan tanggal transaksi merupakan komponen penting dalam kwitansi.

Oleh karena itu, pastikan semuanya kamu tulis dengan detail agar tidak menjadi masalah di kemudian hari. Jika kamu bertugas sebagai pencatat data transaksi untuk arus kas perusahaan, instansi, atau lembaga, maka biasanya kamu harus menyertakan kop yang menerangkan identitas instansi yang menerbitkan kwitansi.

Kwitansi dengan kop memang terkesan lebih formal.

Berbeda dengan transaksi yang lebih bersifat perseorangan atau informal, kamu bisa menggunakan buku kwitansi tanpa kop. Di dalam buku ini terdapat  sekitar lima puluh hingga seratus lembar kwitansi siap pakai.

Maka, kamu tidak perlu takut menjadikannya sebagai pilihan bukti pembayaran ketika melakukan transaksi.

Ciri-Ciri Kwitansi

Mungkin kamu pernah meminta seseorang untuk membuatkanmu kwitansi setelah melakukan suatu transaksi.

Nah, apakah selama ini bukti bayar yang kamu terima adalah kwitansi yang sesuai standar? Setelah kamu memahami pengertian kwitansi, pada bagian ini kamu akan mempelajari ciri-cirinya agar kamu tidak melakukan kesalahan.

Berikut ciri-ciri kwitansi yang perlu kamu perhatikan:

1. Kwitansi memiliki dua bagian, yaitu sub bagian dan sisi utama kwitansi. Sub bagian merupakan bagian kwitansi di sebelah kiri. Biasanya bagian ini kecil dan nantinya akan dipegang oleh penerima uang. Sedangkan pihak yang membayar akan mendapatkan sisi utama.

2. Jika tidak memiliki kwitansi yang memiliki dua bagian seperti poin nomor satu di atas, kamu bisa membuatnya rangkap dua atas bawah. Bagian asli atau lembar bagian atas merupakan hak pembayar, sedangkan penerima uang akan mendapatkan sisi bawah.

3. Informasi pada kwitansi harus detail meliputi nomor transaksi, nama lengkap pembayar, jumlah uang yang dibayarkan, tanda tangan pembayar dan penerima, nama lengkap penerima yang ditulis di bawah tanda tangannya, serta lokasi transaksi. Usahakan detail yang kamu tuliskan benar-benar lengkap untuk menghindari permasalahan kedepannya.

4. Ciri-ciri kwitansi yang terakhir adalah adanya kop. Perusahaan, instansi atau lembaga besar sebaiknya membuat kwitansinya sendiri. Kwitansi tersebut menyertakan kop identitas perusahaan.

Cara Menggunakan Kwitansi

Meskipun banyak alat atau dokumen bukti bayar yang dapat kamu pakai dalam proses transaksimu, kwitansi adalah salah satu yang sering sering digunakan oleh masyarakat. Oleh karena itu, kamu juga harus tahu cara menggunakan kwitansi dengan benar. Cara menggunakan kwitansi yang benar dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dalam melakukan transaksi. Selain itu, cara menggunakan kwitansi juga cenderung mudah dan simple.

Setelah memahami pengertian dan ciri-ciri kwitansi, akan mudah bagimu untuk menguasai cara menggunakan kwitansi berikut ini.

1. Siapkan Kwitansi
Cara menggunakan kwitansi yang harus kamu lakukan adalah menyiapkan blanko kwitansi yang akan kamu pakai. Kamu dapat menggunakan kwitansi instan yang biasanya tersedia di toko buku atau tempat photocopy.
Kamu sebaiknya menggunakan kwitansi yang menggunakan kop identitas jika kamu membuatnya untuk suatu perusahaan, identitas, atau lembaga yang besar.

2. Siapkan pula kertas karbon yang kamu gunakan rangkap dua atas bawah.
Kertas karbon adalah kertas yang dibuat dari lapisan tinta kering dan diikat dengan lilin di salah satu sisi kertas. Cara menggunakan kwitansi adalah dengan menggunakan kertas tersebut sebagai medium cetak. Letakkan kertas karbon di antara lembar kwitansi atas dan bawah. Nantinya apa yang kamu tulis di kwitansi atas akan langsung tersalin di bagian yang bawah.

3. Isi dengan Pulpen
Pastikan kamu mengisinya dengan bolpoin yang tintanya tidak mudah hilang. Pilih pulpen yang dapat digunakan untuk menulis dengan jelas.

4. Jangan menggunakan pensil atau spidol.
Selanjutnya, cara menggunakan kwitansi yang tepat adalah dengan menyesuaikan ukuran tulisan, jangan terlalu besar maupun sebaliknya. Tulislah dengan rapi dan mudah terbaca.

5. Isi semua data dengan lengkap
Cara menggunakan kwitansi yang kelima adalah mengisi semua detail yang kamu butuhkan dengan lengkap. Standarnya, ada beberapa data yang harus ada di dalam bukti bayar yang satu ini, yaitu:

• Kop kwitansi (jika dikeluarkan oleh perusahaan, lembaga, atau institusi)
• Nomor transaksi
• Nama lengkap pihak yang membayar
• Nominal uang yang dibayarkan, baik dengan angka maupun huruf
• Metode pembayaran
• Tujuan pembayaran
• Tanda tangan pembayar dan penerima uang disertai nama terang
• Tanggal dan tempat transaksi

Untuk beberapa proses transaksi, mungkin kamu perlu menambahkan beberapa detail data lainnya. Detail data di dalam kwitansi dapat menyesuaikan dengan kebutuhan masing-masing transaksi.

Nah, itu cara menggunakan kwitansi dengan baik dan benar. Kwitansi adalah bukti bayar yang sah kalau datanya lengkap dan data tersebut dapat terbaca dengan jelas.

Macam-Macam Kwitansi

Nah, setelah tahu pengertian kwitansi, ciri-ciri, dan cara menggunakannya, apakah kamu sudah tahu bahwa ada dua macam kwitansi, yaitu kwitansi bukti pembayaran dan kwitansi bukti transfer uang? Berikut perbedaan keduanya.

1. Kwitansi Bukti Pembayaran
Pada dasarnya, semua kwitansi adalah bukti pembayaran. Kwitansi ini menjelaskan bahwa seseorang telah melakukan pembayaran untuk suatu tujuan tertentu. Memberikan lembar bukti bayar ini tidak perlu menunggu suatu transaksi lunas. Misalnya, seseorang membeli sebuah tempat tidur. Orang tersebut memilih untuk membayar uang down payment (DP) sebesar 50%. Jadi, kwitansi yang ia terima saat itu adalah keterangan bahwa ia sudah membayar 50% dari harga total tempat tidur.

2. Kwitansi Transfer Uang
Kwitansi transfer uang merupakan kwitansi jenis baru. Bukti bayar ini ada sejak adanya teknologi untuk melakukan transfer uang antar rekening. Setelah kamu melakukan transfer uang, biasanya kamu mendapatkan bukti transfernya. Kertas bukti transfer ini dapat menjadi bukti bahwa kamu telah melakukan pembayaran untuk sesuatu.

Akan tetapi, jika kamu melakukan transfer melalui ATM, bukti transfer uang yang kamu dapatkan tidak bisa menjelaskan tujuan pembayaran tersebut. Sehingga, jika transaksi tersebut adalah penting, maka sebaiknya kamu segera meminta kwitansi bukti pembayaran dari pihak yang menerima uang kamu. Terlebih, tinta pada bukti transfer uang di ATM mudah hilang.

Perbedaan Kwitansi dengan Faktur, Struk, dan Invoice

Dalam proses transaksi keuangan, terdapat beberapa jenis dokumen yang bisa membuktikan bahwa transaksi tersebut telah terjadi. Masing-masing jenis dokumen tersebut memiliki fungsi spesifik yang berbeda dengan kwitansi.  Namun orang seringkali salah dalam membedakannya, yaitu faktur, struk, dan invoice.

Berikut perbedaan dokumen tersebut dengan kwitansi:

1. Faktur
Kwitansi adalah dokumen yang menjadi bukti sahnya transaksi, sedangkan faktur lebih merujuk pada dokumen yang menjelaskan suatu transaksi kredit antara penjual dan pembeli.

Selain detail, data seperti barang atau jasa yang menjadi objek transaksi, nama, dan harga, faktur biasanya juga memuat detail kesepakatan cara bayar.

Dalam perkembangannya, terdapat istilah faktur pajak. Faktur pajak merupakan bukti bahwa konsumen telah membayar pajak melalui Pengusaha Kena Pajak (PKP) atas transaksi Barang Kena Pajak (BKP) atau Penyerahan Kena Pajak (JKP).

2. Struk
Setelah memahami pengertian dan ciri-ciri kwitansi, kamu akan dapat membedakannya dengan struk. Struk atau kamu mungkin menyebutnya dengan istilah “nota”, merupakan dokumen yang menjadi bukti bayar atas suatu barang atau jasa.  Bedanya dengan kwitansi adalah kebanyakan struk tidak memerlukan tanda tangan.

Jika perlu, biasanya hanya tanda tangan dari pihak yang menerima pembayaran. Jika kwitansi lebih menegaskan pada bukti pembayaran untuk satu jenis barang atau jasa, struk lebih mengarah pada bukti pembayaran barang yang jumlahnya banyak dan tidak seformal kwitansi. Struk akan sering kamu jumpai saat berbelanja di suatu supermarket atau toko besar.

3. Invoice
Jika fungsi faktur dan struk agak mirip dengan kwitansi, invoice jauh berbeda dengan keduanya. Invoice merupakan tanda tagihan dari seorang penyedia jasa atau barang kepada konsumen.

Dengan memberikan invoice ke pembeli atau konsumen, bukan berarti pihak tersebut telah membayar kewajibannya. Dengan demikian, dalam hal penggunaan, cara menggunakan kwitansi berbeda dengan invoice.

Sebagai contoh, misalnya kamu seorang influencer media sosial yang bekerjasama dengan klien dan kamu memberikan invoice pada klien sebelum mempromosikan barang atau jasa mereka ke akun sosial mediamu.

Hal itu bukan berarti klien telah membayar sejumlah uang sesuai kesepakatan kalian. Namun ketika klien telah membayar, kamu dapat memberikan kwitansi pada mereka.

Dari penjelasan di atas, apakah kamu sudah paham mengenai pengertian kwitansi dan penggunaannya? Kwitansi adalah bagian dari kehidupan kita sehari-hari, jadi sudah seharusnya kita memahami lebih dalam mengenai dokumen yang satu ini.

Rekomendasi Aplikasi Kwitansi Pembayaran untuk Bisnis

Saat ini sudah tersedia banyak aplikasi kwitansi pembayaran yang menawarkan banyak kemudahan bagi penggunanya. Akan tetapi, Anda perlu lebih teliti dan berhati-hati saat memilih, supaya terhindar dari aplikasi ilegal yang merugikan. Berikut rekomendasi aplikasi kwitansi pembayaran legal terbaik untuk bisnis yang bisa dicoba:

Jurnal by Mekari hadir sebagai aplikasi kwitansi pembayaran dengan fitur lengkap yang sangat direkomendasikan untuk Anda. Aplikasi ini dapat digunakan untuk membuat invoice, kwitansi, dan faktur dengan lebih cepat dan mudah. Selain itu, aplikasi Jurnal.id dapat memberikan notifikasi pada Anda jika mengalami keterlambatan membayar faktur.

Invoice yang dibuat pada aplikasi ini bisa dikirim dengan sekali klik, dan diatur secara berulang dengan jadwal yang otomatis. Pembuatan invoice dan kwitansi di aplikasi Jurnal.id jadi lebih mudah dan rapi dengan adanya beragam pilihan personalized template. Aplikasi ini juga memiliki banyak fitur tambahan seperti join invoice, dan performa invoice.

Kedua fitur tambahan dari aplikasi Jurnal.id ini bisa digunakan untuk mempermudah penagihan pada customer, dan perkiraan harga. Aplikasi ini bisa meminimalisir adanya customer yang tidak membayar tagihannya, sehingga Anda bisa terhindar dari kerugian. Tidak hanya itu, Jurnal.id juga telah disinkronisasi dengan bank, sehingga laporan keuangan bisa tercatat di bank secara otomatis. Dengan demikian, masalah saat transaksi karena data yang bermasalah tidak akan terjadi.

Keunggulan lainnya yang dimiliki Jurnal.id adalah bisa mengirimkan invoice dan kwitansi secara online pada customer. Tidak hanya itu, aplikasi ini juga memungkinkan adanya pembayaran dari customer yang dilakukan secara online. Anda bisa mencoba layanan dari Jurnal.id selama 14 hari sebelum berlangganan untuk menikmati beragam fitur canggihnya dalam jangka panjang.

Jangan sampai kwitansi yang kamu pegang ternyata tidak sah karena adanya suatu kesalahan. Apakah menurut kamu artikel ini menarik dan bermanfaat?  Yuk, share ke teman-teman kamu supaya mereka juga menjadi lebih tahu!