Invoice Pembelian-pembelian untuk Transaksi Bisnis yang Aman, Ini 7 Jenisnya!

INDUSTRY.co.id - Jakarta - Invoice pembelian atau financial statement pembelian adalah dokumen penting yang menunjukkan adanya transaksi antara penjual dan pembeli. Dokumen ini penting, terutama bagi perusahaan yang hendak mengajukan penagihan atas produk atau jasa yang dijualnya.

Kamu mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah invoice pembelian. Ketika kamu melakukan check out produk pada situs e-commerce, kamu pasti akan langsung mendapatkan invoice pembelian.

Pada invoice pembelian, akan tertera rincian produk yang kamu beli, berikut total harga yang harus dibayarkan. Tertera pula cara pembayaran dan batas waktunya.

Itulah invoice pembelian, ia berfungsi sebagai bentuk penagihan. Pada artikel ini akan dijelaskan lebih jauh mengenai invoice  pembelian.

Definisi invoice  pembelian
Invoice pembelian adalah dokumen komersial bercap waktu yang memerinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual.

Jika barang atau jasa dibeli secara kredit, akan tercantum persyaratan kesepakatan dan informasi tentang metode pembayaran yang tersedia di dalam invoice  pembelian.

Sebuah invoice pembelian harus dinyatakan sebagai financial statement pembelian sejak awal tagihan. Dalam bahasa Indonesia, ia dinyatakan sebagai faktur atau invoice, bentuk kata serapan dari financial statement pembelian.

Invoice pembelian biasanya memiliki pengidentifikasian unik yang disebut nomor financial statement pembelian yang berguna untuk referensi internal dan eksternal.

Selain itu, financial statement pembelian biasanya berisi informasi kontak untuk penjual atau penyedia layanan jika terjadi kesalahan terkait penagihan.

Invoice pembelian itu sendiri bisa berbentuk lembaran kertas atau penerbitan bentuk digital yang dikirimkan melalui email dan platform tertentu.

Segala ketentuan dan metode pembayaran dapat diuraikan di dalam invoice  pembelian. Mulai dari informasi diskon, perincian pembayaran awal, hingga biaya jika pembayaran terlambat.

Di dalamnya juga menyajikan biaya barang per unit, total unit yang dibeli, pengiriman, penanganan, biaya terkait, dan jumlah total yang terutang.

Perusahaan terkadang memilih untuk mengirim sebuah laporan pada akhir bulan yang mencantumkan semua transaksi yang belum diselesaikan.

Pada kasus ini, laporan tersebut menjadi pengganti financial statement pembelian dan perusahaan harus menyatakan tidak akan ada invoice  pembelian terkait yang akan dikirim.

Biasanya invoice pembelian dicatat di atas kertas dan dibuat banyak salinan. Jadi, baik pembeli maupun penjual sama-sama memiliki catatan transaksi untuk mereka pegang sendiri.

Saat ini, invoice pembelian juga bisa diterbitkan secara digital, bahkan ada sistem automasi penerbitan financial statement pembelian. Ia dapat dicetak pada kertas sesuai permintaan, atau dikirim melalui email ke pihak-pihak yang bertransaksi.

Dengan adanya invoice pembelian digital, maka terdapat catatan elektronik yang memudahkan pencarian dan penyortiran berdasarkan transaksi atau tanggal tertentu.

Perbedaan Invoice pembelian dengan Nota dan Kwitansi
Invoice pembelian berbeda dengan nota dan kwitansi. Hal ini karena tujuan dan timing diterbitkannya berbeda pula. invoice pembelian adalah bentuk penagihan, jadi ia diterbitkan sebelum pelanggan melakukan pembayaran. Adapun nota dan kwitansi diterbitkan setelah pembayaran diterima.

Nota dapat diartikan sebagai tanda jual beli secara kontan. Adapun kuitansi merupakan surat bukti penerimaan uang. Keduanya sama-sama diterima pelanggan setelah pembayaran dilakukan. Dengan berubahnya fungsi invoice pembelian, nota, dan kwitansi, berarti setiap dokumen memerlukan informasi yang berbeda. financial statement pembelian harus mencakup rincian produk dan layanan yang biayanya ditagihkan.

Adapun kuitansi hanya perlu menunjukkan jumlah yang dibayarkan. Pada nota, perincian produk dan layanan seringnya juga disebutkan.

Jenis-Jenis Invoice  pembelian
Ada beragam jenis invoice pembelian yang dapat diterbitkan, tergantung dari fungsi dan kegunaannya masing-masing. Berikut ini penjelasan sejumlah jenis financial statement pembelian yang sering digunakan.

1. Invoice pembelian Proforma
Jenis Invoice pembelian ini adalah dokumen yang menyatakan komitmen penjual untuk menyerahkan barang dan jasa kepada pembeli dengan harga yang disepakati.

Invoice pembelian ini dikirim sebelum pekerjaan apa pun dilakukan. Perusahaan yang menerbitkan financial statement pembelian ini, biasanya bukan mengajukan penagihan, melainkan pemberitahuan kepada klien kapan mereka harus melakukan pembayaran.

2. Invoice  pembelian Komersial
Jenis financial statement pembelian ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai deklarasi pabean. Biasanya untuk penjualan barang yang diekspor melintasi perbatasan internasional.

3. Nota Kredit
Ini dikeluarkan oleh perusahaan kepada klien untuk memberikan pengembalian uang atau diskon. Biasanya financial statement pembelian ini dikeluarkan karena terjadi kesalahan pada financial statement pembelian sebelumnya.
Dokumen ini juga bisa diterbitkan ketika pembeli mengembalikan barang karena ada kerusakan atau kesalahan. Dalam financial statement pembelian ini, disertakan jumlah negatif yang perlu dibayar.

4. Invoice pembelian Kolektif
Jika suatu perusahaan melakukan banyak proyek kecil untuk klien, financial statement pembelian kolektif bisa sangat berguna. Ketimbang mengeluarkan beberapa financial statement pembelian kecil, berbagai tagihan disatukan menjadi satu financial statement pembelian kolektif.

Pembuatan invoice pembelian ini cenderung bermanfaat karena kamu tidak perlu melacak banyak financial statement pembelian. Selain itu, dapat meminimalkan biaya transaksi.

5. Invoice  pembelian Interim
Ketika mengerjakan proyek yang sangat besar, sebuah perusahaan dapat mengajukan penagihan secara bertahap. Jadi, tidak perlu menunggu sampai akhir pekerjaan dan mengeluarkan satu financial statement pembelian besar.

Jika ada perjanjian pembayaran per termin, financial statement pembelian interim bisa digunakan untuk penagihan biaya hasil pekerjaan per termin tersebut.

6. Invoice  pembelian Berulang
Jenis financial statement pembelian ini cenderung dijadwalkan untuk terbit tanpa batas waktu dan secara berkala. Bisa juga diterbitkan untuk proyek yang ditetapkan berdasarkan jangka waktu tertentu, misalnya selama 12 bulan.

Jika kamu berlangganan suatu produk atau jasa, biasanya kamu akan mendapatkan financial statement pembelian berulang. financial statement pembelian pun terbit berdasarkan jatuh tempo pembayaran.

7. Invoice  pembelian Penahanan
Dokumen yang disebut retainer financial statement pembelian adalah dokumen yang dikirim ke pelanggan jika mereka melakukan pembayaran di muka untuk produk atau layanan.
Jumlah ini kemudian dipotong dari pembayaran akhir pelanggan pada saat pengiriman atau penyelesaian pekerjaan.

Fungsi Invoice pembelian untuk Bisnis
Setiap perusahaan perlu mengirimkan financial statement pembelian untuk meminta pembayaran. Hal ini karena financial statement pembelian adalah perjanjian yang mengikat secara hukum.

Invoice pembelian menunjukkan persetujuan kedua belah pihak terhadap harga yang disepakati berikut persyaratan pembayarannya.

Namun ada berbagai fungsi penting financial statement pembelian lainnya bagi bisnis, mengutip Zoho.

1. Membuat Catatan
Manfaat paling penting dari financial statement pembelian adalah kemampuan untuk menyimpan catatan penjualan yang sah. Jadi, perusahaan tahu kapan suatu barang dijual, siapa yang membelinya, dan siapa yang menjualnya.

2. Pelacakan Pembayaran
Invoice pembelian adalah alat yang sangat berharga untuk akuntansi. Dengan adanya financial statement pembelian, dapat membantu penjual dan pembeli untuk melacak pembayaran serta jumlah terutang mereka.

3. Payung Hukum
financial statement pembelian yang tepat, dapat menjadi bukti hukum dari kesepakatan antara pembeli dan penjual dengan harga yang disepakati.

Dengan demikian, financial statement pembelian dapat melindungi perusahaan dari tuntutan hukum penipuan.

4. Mudah Mengajukan Pajak
Mencatat dan mengatur semua financial statement pembelian penjualan dapat membantu perusahaan melaporkan pendapatannya kepada Dirjen Pajak.

Selain itu, financial statement pembelian juga dapat memastikan bahwa perusahaan sudah membayar jumlah pajak yang tepat.

5. Analisis Bisnis
Satu lagi manfaat financial statement pembelian adalah sebagai analisis bisnis. Menganalisis financial statement pembelian dapat membantu bisnis mengumpulkan informasi dari pola pembelian pelanggan.

Selain itu, analisis financial statement pembelian dapat mengidentifikasi tren, produk populer, waktu pembelian puncak, dan masih banyak lagi. Hal ini dapat membantu perusahaan mengembangkan strategi pemasaran yang efektif.
Rekomendasi Aplikasi financial statement pembelian Pembelian

1. Jurnal by Mekari
Software akuntansi online Jurnal by Mekari dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, kelola stok persediaan barang, rekonsiliasi bank dan transaksi lain termasuk pula pencatatan financial statement pembelian penjualan.

Dengan menggunakan aplikasi financial statement pembelian penjualan dan aplikasi accounting online Jurnal by Mekari, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.

Tahukah Anda kalau aplikasi akuntansi online Jurnal by Mekari bisa memudahkan Anda mengelola keuangan perusahaan secara lebih praktis dan akurat. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Jurnal dengan klik pada tombol atau banner di bawah ini.

Aplikasi financial statement pembelian Jurnal by Mekari dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, pembukuan usaha, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan financial statement pembelian pembelian dan pembayaran. Dengan menggunakan aplikasi accounting online Jurnal by Mekari, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik oleh Jurnal.

2. Zoho invoice pembelian
Aplikasi yang pertama yang bisa Anda coba adalah Zoho financial statement pembelian dengan aplikasi ini Anda bisa menggunakan template yang Anda inginkan untuk membuat struk penagihan Anda terasa lebih profesional dan mengikuti brand Anda. Keunggulan dari aplikasi ini tentu saja juga membantu Anda dalam mendata keuangan di bisnis Anda.

3. Free invoice  pembelian Maker App
Aplikasi ini sudah dipercaya oleh 500.000 pebisnis dalam segala kategori. Dengan aplikasi ini Anda bisa mendapatkan template financial statement pembelian yang menyesuaikan profesionalitas brand Anda. Dengan aplikasi ini Anda juga bisa melihat status pembayaran dari financial statement pembelian Anda. Keunggulan dari aplikasi ini tentu dapat dilihat dari mudahnya mengunduh hasil financial statement pembelian sesuai dengan apa yang diinginkan Anda, mulai dari PDF bahkan juga bentuk struk biasa.

4. Invoice  pembelian Maker & Billing App
Aplikasi satu ini bisa dibilang sebagai salah satu aplikasi financial statement pembelian yang paling lengkap dalam segala penagihan yang Anda inginkan. Aplikasi ini memberikan Anda berbagai kemudahan dari adanya pembuatan kwitansi,  struk pembelian bahkan juga bisa mengubah struknya menjadi bentuk PDF

5. Simply financial statement pembelian Manager
Rekomendasi aplikasi financial statement pembelian lainnya ada pada Simply financial statement pembelian Manager dimana anda bisa  mengatur segala bukti transaksi dari bisnis anda hanya dalam aplikasi sederhana ini. Kelebihan dari aplikasi ini adanya fitur yang membuat hasil pendataan pembelian di bisnis Anda isa dalam bentuk tabel yang menunjukan perkembangan terkait penjualan bisnis Anda sehingga menghasilkan data yang representatif.

6. Free financial statement pembelian Generator
Rekomendasi aplikasi financial statement pembelian yang keenam adalah Free financial statement pembelian Generator dimana Anda hanya tinggal mengikuti 3 langkah mudahnya untuk membuat financial statement pembelian yang mudah dan sederhana.  Dengan aplikasi ini Anda bisa mengunduh financial statement pembelian yang Anda miliki lalu menyebarkannya melalui email secara langsung.

7. financial statement pembelian Simple
financial statement pembelian Simple adalah aplikasi perangkat lunak faktur yang mudah dan cepat untuk mengirim perkiraan harga kepada klien dan pelanggan.

Dinilai sempurna untuk usaha kecil dan menengah yang membutuhkan perangkat lunak sederhana namun profesional untuk pembuatan financial statement pembelian atau faktur dari jenis usaha mereka.

Hal tersebut dibuktikan dengan templat untuk disesuaikan dengan logo, foto, dan tAnda tangan perusahaan secara cepat.

8. financial statement pembelian Ninja
financial statement pembelian Ninja adalah alat yang sangat baik untuk pekerja lepas dan pemilik usaha kecil yang memiliki kebutuhan yang lebih kompleks, seperti mengelola data hingga 100 klien.

Kelebihan dari aplikasi ini adalah penambahan fitur canggih seperti pelacakan waktu, penagihan otomatis, faktur bermerek.

Kemudahan lainnya adalah sudah terintegrasi pembayaran langsung dengan lebih dari 40 gateway yang terdaftar pada aplikasi tersebut dan kemampuan untuk menerima setoran dan pembayaran sebagian.

Demikianlah rekomendasi aplikasi financial statement pembelian yang bisa Anda unduh di smartphone Anda. Tentunya dengan aplikasi ini berbagai macam fitur bisa membantu penagihan dari bisnis Anda. Segeralah pilih yang Anda inginkan dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda. Selamat mencoba!