EFEKTIVITAS BISNIS DAN ETIKA MENGGUNAKAN SUR-EL ATAU E-MAIL

Oleh : Hendra Triana | Minggu, 03 Desember 2017 - 13:22 WIB

Hendra Triana, Praktisi I.T, Dosen & Business Analyst
Hendra Triana, Praktisi I.T, Dosen & Business Analyst

INDUSTRY.co.id - APA ITU SUR-EL ATAU E-MAIL ?, E-MAIL adalah singkatan dari Elektronic Mail atau dalam bahasa Indonesia disebut Surat Elektronik ( disingkat SUR-EL) merupakan sarana dalam mengirim surat yang dilakukan melalui media internet.

Media internet yang dimaksud bisa melalui komputer atau smartphone (gadget)  yang memiliki akses jaringan internet.
Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an.

Pada saat itu internet belum terbentuk yang ada hanyalah kumpulan 'mainframe' yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum.

Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara (termasuk Indonesia) menurun drastic penghasilannya disebabkan masyarakat sudah jarang memakai jasa pos lagi.   

Email dikirim bukan melalui kantor pos atau jasa pengiriman tetapi melalui jaringan internet dan semuanya selalu berhubungan langsung dengan internet.

Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet. Apabila kita mengirim surat melalui email kita dapat memperoleh beberapa keuntungan.

Email merupakan salah satu fasilitas atau aplikasi surat-menyurat yang paling banyak digunakan saat ini. Hal ini dikarenakan email merupakan alat komunikasi yang murah, cepat dan efisien.

Pada saat ini di era digital peran adanya Email memang sangat penting, tidak hanya gratis, email juga bisa digunakan kapan dan dimana saja asalkan ada koneksi internet.

Karena kemudahan itulah Email sangat penting dan sudah menjadi pilihan utama untuk mengirimkan pesan interaktif dalam bentuk surat keseluruh dunia dalam waktu yang cepat dan dengan biaya yang murah pula. Biaya yang dikeluarkan pun hanyalah biaya untuk mengakses internet pada saat kita mengirimkan atau membuka email tersebut.

Karena Email memiliki peran yang sangat penting, alangkah baiknya kita mengenal lebih jauh tentang Email itu sendiri. Berikut adalah beberapa Tips Penjelasan dan Pemahaman  tentang Email (Electronic Mail) dan Tata Kelolanya untuk manfaat Individu dan organisasi
 
#PENGERTIAN E-MAIL MENURUT PARA AHLI

•    Tyas Vanessa : E-mail sebagai sebuah layanan yang dapat digunakan untuk mengirim pesan instan yang dilakukan secara elektronik.  

•    Smitdev Community & Ali Zaki : E-mail sebagai surat elektronik yang memungkinkan semua orang saling berkirim pesan via jaringan internet.  

•    David Woole : E-mail sebagai sebuah media yang berfungsi untuk digital message (pesan digital).

•    Jasmadi & Solusindo : E-mail sebagai sarana mengirim pesan secara elektronik via internet.  

•    John Roton : E-mail sebagai jembatan yang memudahkan orang banyak untuk melakukan aktivitas dan memperoleh informasi di media jejaring sosial.  

•    Indra Kertarajasa : E-mail sebagai sarana yang dimanfaatkan untuk melakukan kegiatan surat-menyurat melalui jaringan internet.  

•    Erima Oneta dan Yosep : E-mail sebagai salah satu fasilitas yang ada di internet, menjadi salah satu fasilitas internet terpopuler dan yang pertama kali dikembangkan. E-mail menurut kedua ahli ini memiliki banyak fungsi yang hubungannya erat dengan kegiatan surat-menyurat melalui internet.
 
APA FUNGSI E-MAIL ATAU SUR-EL ?  
Fungsi dari Email adalah untuk mengirim pesan kepada orang lain menggunakan internet sebagai medianya. Email juga berperan penting dalam dunia bisnis dan interaksi dalam Kehidupan.

Tom Van Vleck dalam bukunya yang berjudul “The History of Mail” beliau mengatakan "internet adalah sebuah media yang sangat penting di era modern ini.

Tanpa adanya internet, dunia ini akan kesulitan dalam melakukan komunikasi setiap harinya". Email juga berperan penting untuk periklanan sebuah produk dan juga fungsi lainnya.

PENGERTIAN DASAR DAN UTAMA :  TO, CC, BCC, ATTACHMENT  

Pada saat kita menulis sebuah email, anda tentu mencantumkan alamat email tujuan anda di kolom  " To", tetapi ada pilihan lain yakni "CC" dan "BCC". Tetapi, tahukah anda kegunaannya? Penulis mencoba mengambil contoh pada fasilitas email dari Gmail ( Google Mail ) yang banyak digunakan masyarakat saat ini :

TO : Seperti yang sudah anda ketahui, pada kolom "To" tentu saja merujuk ke alamat penerima              ( kepada Siapa ditujukan ).   Tapi isi kolom ini hanya dengan penerima utama dari email yang anda buat.;  

CC (Carbon Copy) : digunakan untuk diisi dengan alamat-alamat email lain selain penerima utama. Semua alamat email yang ada disini akan mendapatkan copy dari email terkait. Dan semua alamat email yang ada dikolom CC akan dapat melihat alamat email lainnya yang berada di kolom "To" dan "CC".;
 

BCC (Blind Carbon Copy):  Sama halnya dengan CC, semua alamat email yang berada dikolom ini akan menerima copy dari email. Bedanya adalah semua penerima baik itu di kolom To, CC dan BCC itu sendiri tidak akan melihat email orang lain yang berada dikolom BCC. Beberapa program email menyebut email yang berada dikolom BCC sebagai Undisclosed Recipients (Penerima Rahasia).;

ATTACHMENT, Fasilitas pada sebuah program email baik program komputer maupun webmail yang dapat digunakan untuk mengirim file, atau gambar, yang di ikut sertakan pada email yang akan kita kirim.
 
PENGERTIAN FILE FOLDER : COMPOSE,  INBOX, STARRED, DRAFT, SENT, SPAM, TRASH  

•    COMPOSE : Bila secara bahasa compose artinya adalah menyusun, maka Pengertian compose dalam email adalah suatu kegiatan menyusun sebuah pesan email termasuk: menulis alamat, menulis subject pesan, menulis isi pesan, menambah lampiran file dan beberapa detil lainnya sehingga composer berhasil membuah sebuah pesan email informatif yang siap dikirim.;  

•    INBOX : adalah tempat pesan / file dokumen masuk ke Email kita;

•    STARRED : adalah tempat pesan/file dokumen yang bertanda khusus agar mudah ditemukan;

•    SENT MAIL : adalah tempat pesan / file dokumen sudah terkirim;

•    DRAFT : adalah tempat pesan/file dokumen belum terkirim;  

•    SPAM : adalah pesan yang dianggap mencurigakan dan “negative” untuk kita baca dan terima, biasanya akan ditolak oleh mesin email tersebut dan disortir kedalam file SPAM;  

•    TRASH : Tempat berbagai macam pesan / file dokumen yang sudah tidak diperlukan “sampah”, biasanya siap untuk di delete / di hapus dari file;

•     PRIMARY : Pesan yang berasal dari teman atau keluarga dan pesan lain yang tidak muncul di tab lainnya;

•     SOCIAL : Pesan dari Jejaring Social, Situs berbagi Media, lacayan online, platform game dan situs we social lainnya.;

•     PROMOTION : Biasanya isinya Iklan Penawaran dan Advertising;

•     UPDATES : ini biasanya tentang Informasi Konfirmasi, tanda terima dan atau Tagihan Berlangganan;

•     FORUM : pesan dari Group Online, Forum Diskusi dan sebagainya

MANFAAT EMAIL  

Manfaat email adalah sebagai tempat tujuan pengiriman data/surat yang ditujukan kepada kita. Baik itu pemberitahuan, Konfirmasi (seperti yang ada dalam kasus di atas). Email juga manfaatnya adalah untuk memudahkan kita mengirim email kepada orang lain.

Selain itu email juga manfaatnya untuk mendaftarkan diri pada situs-situs lain, baik itu situs jejaring sosial, bisnis online dll, semuanya pasti meminta alamat kita saat mendaftar. Kenapa? karena mereka akan mengirim pesan kepada Anda.

Makanya saat kita mendaftar pada situs-situs internet, jika kita tidak bermaksud “Negatif” maka masukkan email yang benar dan valid.

Situs-situs yang menyediakan email: Google : www.gmail.com; Yahoo  : www.ymail.com; Plasa    : www.plasa.com; Hotmail: www.hotmail.com; rediff    : rediffmail.com; dan masih banyak situs lainnya yang menyediakan email gratis atau berbayar.
 
•    Lebih Efektif, Efisien, dan Murah  
Lebih Efektif, Efisien dan Murah maksudnya adalah anda tidak perlu repot-repot keluar rumah dan pergi kekantor pos hanya untuk mengirim dokumen, foto atau lamaran pekerjaan. Cukup menyediakan koneksi internet dan alamat email anda, pengiriman akan cepat sampai kealamat tujuan dan tidak perlu biaya yang mahal.

•    Sebagai salah satu kunci untuk masuk ke jejaring sosial.
Keberadaan media sosial dewasa ini seakan menjadi salah satu hal wajib yang harus dimiliki setiap orang. Nah untuk bergabung di media sosial tersebut biasanya orang-orang yang akan bergabung untuk pertama kali harus registrasi terlebih dahulu. ketika melakukan registrasi inilah maka kita membutuhkan sebuah akun Email sebagai salah satu syaratnya.
 
•    Sebagai jalan untuk mengakses dunia pendidikan yang lebih luas.
Untuk para pelajar, mahasiswa, ilmuwan atau siapapun yang berharap mendapat berbagai macam ilmu melalui jurnal, referensi ilmiah yang tersedia di dunia internet. dan tentunya untuk mendapatkan semua itu kita juga memerlukan sebuah akun Email untuk digunakan pada saat melakukan registrasi untuk berlangganan jurnal ilmu yang anda inginkan. Dan tentunya tanpa memiliki sebuah akun Email anda tak bisa berlangganan jurnal ilmiah online karena biasanya jurnal ilmiah ini akan dikirim via Email.

•    Salah satu sarana promosi barang dan jasa.
Bagi anda yang berkecimpung di dunia bisnis maka Email merupakan salah satu tempat promosi yang cukup efektif. Dengan menggunakan Email ini maka pemasaran pun dapat berlangsung dengan lebih efisien dan lebih efektif yang tentunya dapat memperluas pemasaran dengan lebih luas dan juga tepat. Terlebih lagi dengan menggunakan Email ini maka kita juga dapat menghemat tenaga, waktu, dan tentu saja biaya.

•    Sebagai Media Informasi  
Melalui sebuah email, anda juga bisa mendapatkan informasi-informasi terbaru dari seluruh dunia tanpa batas yang anda inginkan dengan cara menjadi pelanggan dari media atau situs-situs berita terpercaya yang anda pilih.

•    Membuat Blog atau Website  
Dengan menggunakan Email yang anda punya bisa digunakan untuk membuat blog atau website. Seperti Blogger, Wordpress dan Mywebblog.

•    Menjalin Hubungan Baik dengan Orang Lain  
Dengan menggunakan email, anda bisa menjalin hubungan dengan teman atau orang lain, tanpa harus memikirkan perbedaan jarak tempat tinggal. Melakukan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti lewat email itu sendiri atau melalui media sosial yang lainnya seperti Facebook, Twitter dan lain-lain.

•    Media Pengiriman Data  
Email dapat melakukan pengiriman data ke seluruh dunia dan tentunya baik si pengirim maupun orang yang akan menerima data sama-sama menggunakan alamat email, bukan alamat rumah. Tidak hanya untuk satu orang, bahkan dengan menggunakan email anda bisa mengirimkan data kebanyak orang hanya dalam hitungan menit bahkan detik.

Email ini berfungsi sebagai sarana untuk mengirimkan/menerima surat, dan data yang bisa dilapirkan dalam surat tersebut. Datanya pun berupa data digital bukan berkas nyata.

Data yang bisa dikirim lewat email diantaranya, data ketikan, musik, video, gambar, program/software/virus, dan data-data digital lainnya. Nah Kalo dalam dunia nyata email mungkin seperti kotak surat yang ada di depan rumah kita/alamat kita. setiap surat yang datang akan sampai ke alamat kita, jika tidak ada kotak surat berarti di kirimnya langsung ke rumah/pemilik/penghuni rumah.

Mengirim surat lewat email sangat cepat sama dengan mengirim SMS, dalam hitungan detik surat yang baru kita kirim bisa langsung sampai ke tempat tujuan.
•    Akses menuju dunia kerja secara langsung.

Dengan dunia yang semakin maju, email seringkali digunakan untuk sebagai media untuk mengirimkan lamaran ke suatu perusahaan atau instansi. Sehingga jangan heran jika sekarang ini sudah jarang sekali ditemukan pelamar kerja yang menenteng ijazah dari satu kantor ke kantor yang lain.

Sehingga dengan adanya Email ini memang sedikit banyak memiliki peran yang penting dalam menghemat biaya transportasi dan juga tenaga.
 
ETIKA DAN TATA CARA BER E-MAIL YANG BAIK  

Kelancaran dalam pekerjaan ditunjang dengan adanya komunikasi yang baik. Maksud dari seseorang bisa tersampaikan atau dapat diterima oleh penerima pesan sehingga dapat dikerjakan. Komunikasi di tempat kerja bisa menggunakan berbagai media salah satunya adalah surat elektronik (surel) atau e-mail.

Walau pun terkesannya sepele masih saja ada Individu atau personal  yang belum terbiasa membuat e-mail dan mengirim e-mail  sebagaimana harusnya dalam bekerja atau berinteraksi dengan rekan atau perusahaannya.
Seperti yang pernah dialami oleh seorang atasan di sebuah perusahaan, dimana dia harus membaca dua tiga kali e-mail dari staff-nya untuk menangkap maksud dari e-mail tersebut. Hal ini jelas – jelas membuang waktu dan bisa salah tangkap.
 
Untuk membuat e-mail yang harus diperhatikan adalah cara menuliskan subject e-mail dan body e-mail.
 
A. CARA MENULISKAN SUBJECT E-MAIL
Cara menuliskan subject e-mail itu penting. Dibaca atau tidak e-mail yang dikirim tergantung kepada subject e-mail yang dituliskan. Apalagi pihak yang menerima email adalah orang yang mendapatkan email yang cukup banyak setiap harinya. “Sebagai contoh di tempat kerja saya ada e-mail permintaan persetujuan seorang staff ke supervisornya tidak dibalas – balas setelah sekian lama. Setelah dikonfirmasi langsung ke orangnya, ternyata supervisornya melewatkan e-mail tersebut karena subject e-mail-nya tidak mencerminkan meminta persetujuan” .                                                                  
Dalam menuliskan SUBJECT E-MAIL harus diperhatikan:
 
1. Buatlah subject e-mail sesuai dengan isi e-mail: contoh yang benar  “Undangan Rapat Perusahaan”; Contoh yang salah  “Dateng ya ntar malem di rapat perusahaan kita”
 
2. Tulislah subject e-mail se-spesifik mungkin : Misalnya kita mau mengirim e-mail persetujuan proyek perbaikan Mesin  yang ada line Pengemasan ; Subject email “ Mohon Approval persetujuan pengadaan mesin otomatis untuk line pengemasan”,  Jangan ditulis subject email “ Pengadaan mesin otomatis”
 
3. Buat subject e-mail yang Actionable: kalau e-mail meminta persetujuan, ditulis “ Mohon approval dan seterusnya”. Kalau email meminta bantuan tambahan tambahan orang, ditulis “ Mohon bantuan tenaga dan seterusnya”. Jadi pihak yang menerima email sudah tahu melakukan apa dari hanya membaca subject e-mail-nya. Gunakan kalimat lugas pada subject e-mail.  Hindari subjek yang bertele – tele yang bisa membingungkan penerima e-mail.
 
B. CARA MENULISKAN BODY-EMAIL
Body e-mail ini dibagi menjadi tiga bagian. (1) Pertama kata sapaan pembuka (2) kesimpulan atau maksud kita (3) latar belakang (4) tambahan.
 
Misalkan kita mengirim email persetujuan ke atasan untuk pengadaan barang mesin otomatis di line pengemasan dan packaging.
Subject e-mail  “Mohon Approval persetujuan pengadaan barang mesin otomatis untuk line pengemasan dan packaging”
 
Dear Pak Eko, (ini kata sapaan pembuka)
Saya meminta aproval pengadaan mesin otomatis untuk line pengemasan (ini kesimpulan atau maksud kita).  
Hal ini berdasarkan arahan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas sebesar 10% di tahun     depan. (latar belakang)
Untuk detail perhitungan dan spesifikasi mesin bisa dilihat di lampiran (tambahan)
 
Terimakasih dan Salam
M Ezra AA
 
 HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN :
 
1. Gunakan sapaan pembuka yang formal
Jangan sekali-kali kamu menggunakan sapaan “Hallo” atau “Hey Mas Bro”. Gunakanlah sapaan yang sopan dan formal ( kecuali kondisi tidak formal dan sebatas teman dekat ) .
 
2. Ketahui siapa yang akan menerima e-mail kita
Kalau orang yang asing atau baru kenal, harus dicari tahu bagaimana dia berbicara dan menulis. Karena setiap orang dan budaya memiliki nilai dan kebiasaan masing – masing. Kalau tidak, bisa timbul kesalahpahaman.
 
3. Gunakan font klasik yang formal
Contohnya Times New Roman atau Arial. Jangan gunakan yang lain.
 
4. Jangan pernah menulis dalam huruf kapital semua
Tidak ada yang senang dengan isi e-mail yang berisi huruf kapital semua. Kalau kita melakukannya, seolah – olah kita sedang marah atau berteriak. Orang lain mungkin menganggap kita sebagai pengguna internet yang tidak baik atau tidak tahu sopan santun. Kalau pun ingin memberikan penekanan pada sebuah kata, gunakan tanda asterik (*).
 
5. Jangan mengetik dengan font warna merah
Warna merah identik dengan perasaan /sifat marah, keras atau berteriak.
 
6. Jangan pernah meremehkan kesalahan penulisan atau “typo”
Kalau e-mail kita ada kesalahan penulisan, orang lain akan menilai kinerja kita sebagai seorang profesional yang tidak teliti. Periksa kembali ejaan bahasa sebelum e-mail dikirimkan. Bahasa yang berantakan menandakan tidak-profesionalnya kita dan dianggap meremehkan bahasa. Selain itu juga dan berakibat kepada kualitas komunikasi kita.
 
7. Jangan sampai salah kirim
Tulislah alamat e-mail yang dituju di akhir, setelah menulis pesan dengan benar. Karena kalau kita salah kirim, maka kita tidak bisa berbuat apa – apa.
 
8. Jangan menuliskan isi e-mail jauh dari subject e-mail kita
Dalam membuat isi e-mail atau body e-mail tidak berlebihan. Isi e-mail sebaiknya sesingkat mungkin tapi padat, jelas dan langung ke tujuan. Selain itu juga biasakan untuk membahas satu subject e-mail dalam satu e-mail. Ini bertujuan agar penerima email menerima pesan yang jelas.
 
9. Penutup
Terakhir cantumkan nama kita sebagai pengirim e-mail serta kata penutup seperti : Terima kasih atas perhatiannya, warm regards, best regards dan lain sebagainya.
 
MENJAWAB E-MAIL
Untuk menjawab e-mail harus diperhatikan hal – hal di bawah ini:
1. Usahakan membalas setiap e-mail yang kita terima
Biasakan membalas e-mail yang kita terima, termasuk e-mail yang bukan ditujukkan kepada kita alias salah kirim. Karena yang mengirimkannya sedang menanti balasannya.

Menjawab e-mail termasuk top urgent walau pun isi e-mail-nya bukan top urgent. Walau pun jawabannya hanya “terima kasih” atau “Terima kasih telah mengirim email, saya akan menjawab. Mohon menunggu”. ini sudah menunjukkan bahwa e-mail-nya sudah diterima.

Biasakan untuk mengaktifkan out office reply kalau kita sedang tidak bisa mengakses e-mail (sedang keluar kota atau tidak di depan laptop/ komputer). Si pengirim e-mail bisa menelepon kalau tahu bahwa kita bisa kalau ada maksud yang penting.
 
2. Pikirkan lebih dalam sebelum kita menekan “reply all”
Hal ini tidak semua orang mau menerima e-mail yang tidak ada hubungannya sama sekali dengan mereka. Mengirim e-mail hanya ke orang-orang yang memerlukan. Untuk cc pun hanya diberikan kepada mereka yang memang ada hubungannya (terkena akibat; menerima konsekuensi) dengan e-mail tersebut. Bukan hanya untuk sekedar tahu. Bila mengirim e-mail lebih dari satu orang, sebutkan secara spesifik kepada siapa kita meminta tindakan yang dilakukan.
 
3. Menghapus isi e-mail sebelumnya ketika mau mem-forward atau membalas e-mail
Tidak ada orang yang senang membaca e-mail yang isinya penuh dengan nama, alamat dan isi e-mail dari pengirim sebelum – sebelumnya. Apalagi jika jumlahnya mencapai lebih 10.
 
4. Mengubah subject e-mail jika diperlukan
Jika me-reply, perhatikan apakah subject email perlu diubah atau tidak. Ini untuk mempermudah penerima e-mail kita.
 
5. Jangan menggunakan e-mail kalau urgent
Jangan buru – buru menindaklanjuti dengan menelpon bila isi e-mail tidak terlalu urgent. Kalau urgent, e-mail bukan media yang tepat digunakan.
 
6. Jika tidak ada body e-mail
Jika kita hanya menuliskan pesan di subject e-mail tanpa penjelasan di body e-mail, tuliskan AP (Akhir Pesan) di akhir kalimat. Ini agar penerima e-mail tidak merasa perlu membuka e-mail.
 
7. Tulis kembali pertanyaannya sebelum menjawab
Ketika menjawab sebuah pertanyaan dalam e-mail, biasakan untuk menuliskan kembali pertanyaanya sebelum menjawab. Ini untuk mencegah kerancuan dari jawaban kita kalau pertanyaannya cukup banyak.
 
Kesimpulan PENULIS bahwa dengan menggunakan SUR-EL atau E-MAIL dapat disimpulkan, bahwa  Surat Elektronik (Su-Rel) atau Elektronik Mail (E-Mail) adalah media berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi ( Internet ) digunakan untuk mengirimkan Pesan atau Surat interaktif untuk menjembatani kebutuhan bisnis dan komunikasi Individu atau organisasi tanpa batas waktu, ruang dan keamanan, efektif dan efisien  selama penggunan memiliki  akses  dengan saluran Komunikasi Data dan Internet.

Adapun kelebihan dan Kekurangannya dapat disimpulkan sebagai berikut dan Penulis berharap semoga Tulisan ini dapat bermanfaat bagi seluruh pembaca dalam turut serta mengambil bagian dari Era Digitalisasi yang sedang berlangsung saat ini dan dalam membantu mencerdaskan Kehidupan Bangsa Indonesia yang Kita Cintai bersama.
 
KELEBIHAN E-MAIL :

•    Lebih cepat pengirimannya dibandingkan surat yang biasa dilakukan selama ini.

•    Kerahasiaan terjamin karena anda memiliki kotak pos dari alamat yang sudah di-password.

•    Waktu dan tempat mengirim dan membaca e-mail fleksibel dapat dilakukan kapan dan di mana saja selama bisa terhubung dengan internet.

•    Dapat menyimpan dengan baik setiap informasi atau file yang dianggap penting dan tidak berbatas waktu penyimpanan

•    Dapat mengirim surat ke beberapa alamat yang dituju ( penerima)  dalam satu kali kirim dan tidak berbatas geographis selama terjangkau jaringan Internet Dunia

•    Sangat Efektif dan Efisien dalam membantu Akselerasi Bisnis Individu dan Organisasi dalam mengambil Keputusan dengan lampiran dokumen (evidence berupa dokumen cetak, scan dan foto/video)   yang dapat dipertanggung jawabkan, setiap pengiriman dokumen lampiran dibatasi sampai dengan 25 MB, selebihnya dengan mekanisme yang diatur setiap operator.

•    Bila sering menggunakan email ditempat umum atau menggunakan peralatan elektronik bukan milik pribadi, biasakan lakukan “Sign-Out” setelah menggunakan email tersebut untuk menjaga privasi dan keamanannya.

•    Ingatlah dan jagalah selalu Kata Kunci (Password) Atas alamat email yang dimiliki dan alamat email alternative serta nomor telepon saat registrasi, saat lupa password operator akan memberikan bantuan ke alamat email alternative atau nomor telepon yang teregistrasikan sebelumnya.
 
KEKURANGAN  E-MAIL :

•    Kesalahan penulisan alamat dapat mengakibatkan e-mail tidak sampai ke tujuan, sehingga kita dituntut untuk teliti dalam menuliskan alamat e-mail yang dituju.

•    E-mail dapat hilang jika penyedia layanan internet terpaksa menghilangkan atau menolak sejumlah e-mail karena kotak pos sudah penuh.

•    Pada saat lalu lintas jaringan internet padat, dapat pula mengakibatkan e-mail gagal terkirim

•    Komunikasi dapat terhambat jika terlambat membuka e-mail, sehingga dibutuhkan kedisiplinan dalam membuka dan membalas e-mail, artinya sesorang atau organisasi mengirimkan e-mail tersebut tentunya memiliki maksud baik untuk segera dijawab agar tidak menjadi salah paham bagi si pengirim.

•    Harus senantiasa menggunakan perangkat teknologi tertentu untuk mengakses internet, jika berada di tempat yang belum tersedia fasilitas tersebut, maka kita tidak dapat mengirim dan membuka e-mail.

•    Kapasitas Penyimpanan Data Email berbatas maksimal lebih kurang 15 GB per User, bila suatu saat membutuhkan space , operator memberikan fasiltas pembelian space berbayar sesuai dengan kebutuhan pengguna.  
 
Penulis : HENDRA TRIANA : ICT Business  Analyst & Consultant; Auditor Sistim Informasi  pada (IASII-Ikatan  Auditor  Sistim Informasi  Indonesia);  Dosen -  PTS Perguruan Tinggi Swasta; Sekretaris Jendral - KIRM-Komite Independen Revolusi Mental Indonesia; Bid. Humas dan Publikasi - APTISI Wilayah Jawa Barat ( Bekasi Raya & Karawang ) , Email Korespondensi : ahmadhtriana@gmail.com     
 

Komentar Berita

Industri Hari Ini

Kris Wijoyo Soepandji Luncurkan Buku“ILMU NEGARA: PERSPEKTIF GEOPOLITIK MASA KINI”

Sabtu, 16 Desember 2017 - 20:39 WIB

Kris Wijoyo Soepandji Luncurkan Buku "ILMU NEGARA: PERSPEKTIF GEOPOLITIK MASA KINI"

Dewasa ini, berbagai dinamika geopolitik, antara lain perebutan pengaruh antara Amerika Serikat-Tiongkok, konflik di Timur Tengah, hingga merebaknya gerakan radikalisme mengatasnamakan agama…

High poin

Sabtu, 16 Desember 2017 - 17:55 WIB

HighPoint Luncurkan Case Berkonsep Modular

Dijaman modern seperti sekarang ini banyak orang lebih memilih barang yang sifatnya lebih praktis dan dinamis, begitu juga dengan desain sebuah furniture. Desain yang praktis dan dinamis tak…

Turnamen growing archery di mal sumarecon bekasi (dok INDUSTRY.co.id)

Sabtu, 16 Desember 2017 - 17:50 WIB

Growing Archery, Kejuaraan Olahraga Panahan di Summarecon Mal Bekasi

Cabang olahraga panahan merupakan salah satu olahraga dengan peralatan yang sederhana yaitu busur dan panah tetapi memerlukan teknik dan keahlian khusus.

Airlangga Hartarto Ketua Umum Partai Golkar (Foto Dok Industry.co.id)

Sabtu, 16 Desember 2017 - 17:28 WIB

Ketum Golkar: Agus Gumiwang dan Bambang Soesatyo Berpeluang Jadi Ketua DPR

Ketum Partai Golkar Airlangga Hartarto, mengaku belum menentukan sikap soal Ketua DPR baru yang akan menggantikan Setya Novanto. Namun dia mengakui dua nama yang peluangnya sama besar, yakni…

Presiden Konfederasi Serikat Pekerja Indonesia (KSPI), Said Iqbal

Sabtu, 16 Desember 2017 - 17:22 WIB

KSPI: Buruh Berdiri di Garda Depan Untuk Merawat Perdamaian

Konfederasi Serikat Pekerja Indonesia (KSPI) menginstruksikan anggotanya untuk ikut melakukan Aksi Bela Palestina, pada Minggu (17/12/2017), ujar Presiden KSPI Said Iqbal.